Rapport de stage effectué à l’Agence Franco-Camerounaise de Dschang

LES SERVICES PUBLICS DE LA BIBLIOTHEQUES DE L’AFC

1. Les services publics

•  Aménagement des collections
• Le système de prêt
• Promotion et animation

2. Les services d’information.

• Collections
• Organisation
• Utilisateurs

3.  Service spécial.

• Autorités locales
• Communautés

4. La bibliothèque publique pour les enfants.

• Les écoles
• La section enfantine

5. - Administration

PRESENTATION DE  L’ALLIANCE FRANCO-CAMEROUNAISE DE DSCHANG

A Dschang, l’Alliance Franco-Camerounaise est située à côté du lac municipal ou au lieu-dit pont du plaisir elle partage ce lieu sensible avec le musée des civilisations. Elle est la seule alliance créée dans un chef lieu de département  tout comme l’Université de Dschang, d’ailleurs. L’Alliance occupe une superficie de 5313 m2. Cet espace appartient au domaine privé de l’Etat. Il est loué à l’Alliance au franc symbolique, pour une durée de 50 ans, renouvelable par tacite reconduction.
 3 bâtiments composent l’Alliance :

• La cafétéria située à l’entrée du domaine.
• Le bâtiment principal où sont logés les bureaux, la médiathèque dont la bibliothèque enfants, la bibliothèque adultes, la presse numérique et sur support papier, le cybercafé et un espace tenant lieu d’espace de consultation de la presse, de réunion et de cours.
• La salle polyvalente est d’une capacité assise de plus de 200 places et porte le nom de Manu Dibango. Elle a été inaugurée en 2004. En plus des spectacles, certains  ateliers y sont logés. 

Date de création : 1992                                                                                                                
Adresse : BP 117 Dschang - Cameroun
Téléphone : (237) 33 10 66 35/96 22 32 53 / 76 29 35 64
Courriel : afcdschang@yahoo.fr

Fonctionnement de  l’AFC et informations pratiques

Tarifs d’adhésion                                                                                       
Scolaire et sans-emploi: 2000 FCFA                                                                                                    Étudiant : 2.500 FCFA                                                                                                                              Adulte : 5.000 FCFA                                                                                                                            Bienfaiteur : 15.000 FCFA et plus.
Pour obtenir une carte annuelle d’abonnement qui donne accès aux services de la médiathèque et à certaines activités à des tarifs préférentiels (spectacles, cinéma...), prévoir une photocopie de la carte nationale d’identité (celle des parents est exigée pour les mineurs) et celle de la carte universitaire ou scolaire. Nombre de membres : 1250 à jour de leur cotisation.

Tarifs spectacles                                                                                                       
Adhérent : 300 FCFANon  adhérent : 500 FCFA /Cinéma –musique - théâtre – danse Point Internet : 200 FCFA/l’heure                                                          

Horaires d’ouverture                                                                         
Administration :
de lundi à vendredi de 9h à 12h et de14h à18h                                                                                 
Médiathèque et Cybercafé :
lundi de 13h à 18h de  mardi à vendredi de 9h à 18h  et  samedi de 9h à 16h.

Location salle et matériel                                                                       
L’AFC Dschang offre aux associations, organismes privés, publics et autres la possibilité de louer sa salle d’une capacité de 200 places assise, son éclairage, son rétroprojecteur, son projecteur de diapositives, ses instruments de musique, son matériel de sonorisation en salle ou en plein air, à l’Alliance ou ailleurs pour diverses manifestations.                                                                     

Tarifs                                                                                                                      
salle + 150 chaises + sono (en journée) = 30 000 FCFA
salle + 150 chaises + sonorisation (soirée) = 75 000 FCFA
salle + 150 chaises + sono + instruments  = 100 000 FCFA
Matériel sono en extérieur et location salle : 150 000 FCFA

Festivals
Fine Country Film Festival, un festival annuel de films long moyen et court métrages.
Les Choralies, un festival du chant choral qui a lieu annuellement en décembre.
Le festival RASIPAM (Rencontre Internationale des Arts et des Spectacles par des Instruments Patrimoniaux de Musique).

Ateliers de pratiques culturelles et artistiques
Musique (guitare, piano, solfège et chant) avec Doryl, Chef de l’orchestre de l’université.
Coût par session de 2 mois : 6 000 FCFA -  Mardi, jeudi et vendredi

Mode et mannequinât  par Lobé
Coût par session de 2 mois : 2 000 FCFA - jeudi

Cinéma par Romanus Etiendem
Coût par session de 2 mois : 10 000 FCFA – Mardi et vendredi

Arts plastiques (dessin et peinture)  par Belphégor
Coût par session de 2 mois : 5 000 FCFA – Mercredi et vendredi

Poésie par Maurice Temdemnou
Coût par session de 2 mois : 2 000 FCFA - Mercredi

Bruit de la plume  Edouard Kemetieu
Coût par session de 2 mois : 1 000 FCFA - Mercredi

Pétanque par Linus Téfouet
Coût par session de 2 mois : 2 000 FCFA/étudiant – 3 000 FCFA/non étudiant - Dimanche

Karaté par Fabrice Nkouadjio
Coût par session de 2 mois : 6 000 FCFA/étudiant – 12 000 FCFA/non étudiant – Lundi et dimanche

Danse urbaine par Pondi
Coût par session de 2 mois : 2 000 FCFA – Samedi et dimanche

Danse patrimoniale (danses traditionnelles camerounaises) par Doudou Pajeto
Coût par session de 2 mois : 2 000 FCFA -  Dimanche

Lecture et heure du conte à la bibliothèque enfants les mercredis.
Des clubs de lecture sont aussi créés au sein des structures scolaires périphériques pour faciliter l’accès aux livres pour élèves et enseignant à travers des cantines-brousse. L’adhésion est de 1 000 FCFA l’an.

 Cours d’informatique 

• Bureautique (Word, Excel, Powerpoint) (40h par module donnant droit à l’adhésion à la médiathèque de l’Alliance) par Rodrigue Momo.
• Infographie avec des logiciels de montage tel Photoshop, Photofiltre, Blender 2D, 3D pour 10 000 FCFA par module – Ditaly

Préparation aux concours
Cette préparation est destinée aux élèves et étudiants dans les matières au programme des concours d’entrée dans les grandes écoles du Cameroun : Ecole Normale Supérieure (1er et 2nd cycles) et ENAM (toutes filières) et gendarmerie nationale.  Ces cours ont lieu tous les jours de 18h à 20h pour 10 000 FCFA/mois (Ecole Normale Supérieure) et 20 000 FCFA (l’EAM).

Personnel permanent                                                                            

• Joseph Noutenijeu (directeur)
• Bernard Fouedji (assistant comptable /coursier /chauffeur)
• Jean Nzugem et Berthe Kengne (médiathécaires)
• Elie Poudeu (technicien régisseur-maintenancier)

Le Conseil d’Administration                                                                            

• Albert Etienne Temkeng (Président)
• Jean-Claude Tchouankap (Vice-président)
• Patrick Fomen (Secrétaire Général)
• Jérémie Kamwa Kamdem (secrétaire financier)
• Noupa (conseiller)                                  

Date de la dernière élection : 25 janvier 2012 – Durée du mandat : 2 ans

Bureau                                                                                                                                                     
Membres :

• Patrice Tharreau
• Lucienne Ateufack
• Casimir Junior Egoué François T.  Chekou
• Kenfack Roch

Bibliothèque

La bibliothèque de l’alliance franco-camerounaise de Dschang œuvre dans tous les domaines de connaissance à savoir : les généralités, philosophie, les religions ; sciences sociales, langage ; sciences pure ; sciences techniques ; arts ; littérature ; histoire et géographie.

Acquisitions
Les acquisitions permettent d’accroitre les ressources documentaires constituant les collections de l’AFC. Les documents sont pour la plus part acquis par les achats et des dons. Le fonds documentaire est de 5 500 livres
Le fonds allemand
Ce fonds est constitué des documents rien qu’en langue allemande et le volume est de 220 livres. La consultation se fait uniquement sur place.

LA BIBLIOTHEQUE de l’AFC ET LES ENFANTS

A l’AFC, le service en direction des enfants  se fait uniquement  dans les locaux de la bibliothèque, au fond de la grande salle du rez de chaussez. 

La section enfantine
La collection dans la section jeunesse comprend des ouvrages imagés pour les enfants du préscolaire, des ouvrages pour aider à l’apprentissage de la lecture, des livres de la littérature classique, des ouvrages de fiction pour aider à développer l’imagination et la créativité, un important fonds documentaire et des ouvrages devant aider les adolescents dans le choix de leur futur métier (Biographies de gens célèbres dans différents corps de métiers) sans oublier toute la littérature culturelle concernant aussi bien leur environnement propre que le monde extérieur.

La collection de ces services englobe principalement des répertoires d’adresses, des annuaires, des encyclopédies, des dictionnaires, des ouvrages de synthèse de bonne qualité dans les principaux domaines de la connaissance, sans oublier une proportion raisonnable de revues et journaux d’informations courantes (politiques, sportives, culturelles, économiques, vulgarisations scientifiques, éducatives) un peu négligés.

Communication
Les documents sont communiqués selon les besoins des usagers.
Prêt

• Prêt à domicile : deux livres pour une durée de 14 jours
• Consultation sur place : pas plus de deux documents par personne

Les journaux aussi sont consultés sur place et à domicile au même titre comme les livres.
Conditions d’emprunt :                                                                                                                
La plupart des livres de la bibliothèque peuvent être empruntés. Chaque membre a la possibilité d’emporter à la fois un document de son choix pour une durée de sept jours renouvelable une fois

Echanges interprofessionnelles
L’accueil fut des plus conviviaux ; nous avons été accueilli par le responsable de la médiathèque de l’AFC de DSCHANG < Jean NZUGEM> bibliothécaire professionnelle qui nous a briefé sur l’esprit du travail dans le dit centre.
L’objectif de notre programme était basé sur les échanges c’est-à-dire la façon dont il traite les documents, physique et intellectuel et la communication de ceux-ci.
 Pour le traitement intellectuel, le médiathécaire utilise comme outils  la classification décimale Dewey.
      Après avoir traités les ouvrages, il leurs attribues une cote alpha numérique à chacun des documents pour le repérage facile et immédiat sur les rayons.

Aménagement des collections
L’aménagement des collections à l’alliance franco camerounaise Dschang se fait en séparant dès le début les ouvrages destinés au prêt, de référence, pour la consultation sur place uniquement, et le matériel destiné à la section enfantine ; à l’intérieur de chaque catégorie les documents sont rangés par sujet avec une subdivision alphabétique des auteurs ou des titres pour les anonymes.

Evaluation de l’échange
     Cet échange nous à été d’un grand apport, notamment dans la manière d’accueillir les usagers, la gestion électronique des documents qui était la phase la plus importante pour nous.

Remarques et suggestions

Remarques
Nous avons remarqués que les usagers de la bibliothèque de l’AFC sont la plus part, des étudiants  chercheurs de sexe masculin et ne sont pas former pour la recherche documentaire en ligne.   En outre, le public n'est pas suffisamment informer des services qu’offre la médiathèque. Les enseignants y viennent aussi. Le centre offre bien  de place  assise pour la recherche en ligne. La connexion au réseau internet n’est pas très facile, chose qui a découragé les usagers à venir faire des recherches dans le dit centre.  Le fonds allemand est beaucoup consulté mais ne se prêt pas. Le manque d’entretien pour Le personnel qualifié.

• Il faudrait penser à Traiter et à conserver les périodiques (informations rétrospectives) sur une période allant de 2 à 5 ans.
• promotion de la bibliothèque.
• développement et amélioration du service

Le service de référence non distinct des autres services fournis aux lecteurs se tient à la banque de prêt : c’est le cas de la bibliothèque de l’AFC de Dschang.
Les services d’information occupent un coin distinct de la salle de lecture : aménager le coin de référence avec un bureau de 2 m de long, une centaine d’ouvrages sur des rayonnages près du bureau comportant des usuels de référence, revues, annuaires, répertoires concernant la ville et le pays, cartes routières…
L’emplacement du bureau d’information ne doit pas être trop éloigné de l’entrée principale, du catalogue général et du fonds documentaire de la bibliothèque.

Suggestions
 Pour que le service de référence soit efficace :

• améliorer financièrement  la situation du personnel pour un rendement meilleur
• Il faudrait penser à traiter et à conserver les périodiques (informations rétrospectives) sur une période allant de 2 à 5 ans.
• Nous avons proposé d’ajouter aux activités de la bibliothèque pour enfant au  moins la distribution de livres dans les écoles du primaire et du secondaire.
• promotion de la bibliothèque.
• développement et amélioration du service
• Bloquer tous les sites de Tchat et bien d’autres, car l’Internet est essentiellement disponible pour les recherches en ligne.
• la prise de conscience des responsables de l’AFC de l’importance documentaires en tant que mémoire collective de l’information ;
• élargir le champ d’information non seulement par les dons de documents dans des écoles et colleges…
• aménager les services de la documentation digne de ce nom ;
• Augmentation du personnel à la taille de cette structure ;
• Faire une installation adéquate, améliorer la connexion internet et formé les usagers à faire la recherche documentaire.

Permettre aux étudiants de prêter également les documents du fonds allemands.

Conclusions

    Nous avons tout au long de notre passage à l’AFC compris l’étendu des défis auxquels sont confrontées les professionnelles de l’information et de la communication à l’ère numérique. Pour réussir dans leur mission ils doivent multiplier les échanges, séance de travail.  Ces défis ne sont pas facultatifs : s’ils n’élaborent pas des solutions pour les besoins en information documentaire, ils perdront en influence et en légitimité. Mais s'ils répondent à un niveau stratégique, en se repositionnant institutionnellement et professionnellement, leurs perspectives serontt bonnes. Pour ce faire ils doivent acquérir de nouvelles compétences - et apprendre à travailler avec ceux qui ont les mêmes compétences nécessaires à la gestion des documents électroniques. Par-dessus tout, ils doivent savoir comment influencer les métiers de la documentation

ROSALIE MACHEKAM et
JOSEPH BERTIN TANGUEDJE ZEBAZE

Informatisier une bibliothèque ou un centre de documentationE DOCUMENTATION

Avant propos

Nous sommes au 21ème siècle : le siècle des lumières et la renaissance sont passés. Nous,  en tant que documentaliste ou bibliothécaire, nous devons nous demander que soit ce que ce siècle a apporté comme innovation dans notre domaine par rapport au 19 ème siècle par exemple. L’utilisation du mobile portable dans la vie de tous les jours permet de comparer le 19ème siècle et le notre sans compter les améliorations sur le plan informatique.
L’informatique permet l’automatisation de la plus grande partie de nos tâches. Ainsi  contrairement au siècle passé lorsque nous entrons dans les bibliothèques modernes nous voyons des ordinateurs un peu partout.. Au Cameroun beaucoup de nos bibliothèques ne comprennent  pas le bienfondé de l’informatisation.
Certaines se hâtent de mettre des ordinateurs un peu partout dans la bibliothèque mais le « travail de fonds n’ est pas entamé ». Beaucoup se perdent dans des concepts théoriques de formation du personnel, formations qui ne durent parfois que deux ou trois jours et après trois mois un des employés  ou plutôt 90% des bibliothécaires formés seront incapables de former une autre personne. Mais ce n’est pas le sujet de cet article. Cet article nous permettra de mieux appréhender l’utilité de l’informatisation dans une bibliothèque. Nous voulons montrer qu’il est important d’informatiser sa bibliothèque pour s’arrimer aux nouvelles technologies exploitables.

1) Pourquoi informatiser une  bibliothèque ?

Dans un processus de gestion manuelle de la bibliothèque, 10 outils sont nécessaires :

• 4 outils pour gérer les documents : l’inventaire, le catalogue « auteurs », le catalogue « titres », le catalogue« sujets »
• 3 outils pour gérer les prêts : la fiche d’inscription du lecteur, la pochette de transaction, la fiche de prêt du livre
• 3 outils pour tenir les statistiques : la feuille de brouillon, les grilles mensuelles, le récapitulatif annuel.

Une gestion informatisée peut gérer toutes ces fonctions avec seulement 3 outils : le fichier des notices bibliographiques, le fichier des exemplaires, le fichier des lecteurs.

2) L’informatique fait-elle gagner du temps ?

L’informatisation prend du temps au départ (formation, paramétrage, saisie rétrospective) mais permet ensuite des gains de productivité (exemples : prêts, statistiques) et surtout une amélioration de la qualité de la gestion (exemples :
recherche documentaire, lettres de rappel, rapport d’activité, dépouillement de périodiques, etc.). Le gain de temps se fait ressentir lorsqu’un usager a besoin d’un document pour obtenir une information curiale. A ce moment il va interroger la base de données pour trouver le document. Imaginez un seul instant s’il fallait trouver le document manuellement ou en parcourant chaque étage pour un bibliothèque de 300000 documents.

3) Ce que l’informatisation ne résout pas

On ne peut se dispenser du savoir-faire indispensable à la bonne gestion de toute bibliothèque : il faut savoir choisir les documents, les cataloguer et les indexer. Il faut former le personnel à l’utilisation de ces nouvelles technologies. Il y aura cependant des tâches qui ne seront pas informatisées malgré le fait que des logiciels tels que ELECTRE s’évertue à fournir une liste de documents catalogués.

4) Quelques erreurs à éviter

• acheter le matériel puis différer l’achat du logiciel : le matériel se périme et n’est plus adapté à la dernière version du logiciel choisi. De même il vaut mieux suivre les recommandations du fournisseur de logiciel pour l’achat de matériel.
• fabriquer un système « maison » qui pose notamment des problèmes de portabilité (impossibilité de récupérer la totalité des données pour une récupération sur un autre logiciel)
• récupérer un vieil ordinateur que la mairie vient de réformer ou acheter un matériel d’occasion.

5) Comment fonctionne une bibliothèque informatisée ?

• Les fichiers se composent d’enregistrements (un enregistrement = une notice bibliographique, un exemplaire ou un emprunteur), structurés en champs (un champ = zone de la collection, le statut de l’ouvrage, la profession du lecteur)
• Le fichier des notices bibliographiques comprend les données suivantes : numéro de notice, titre, auteur, année d’édition, collation, collection, vedettes matières, indices systématiques, numéros des exemplaires liés, compteurs pour les statistiques
• Le fichier des exemplaires comprend : numéro d’exemplaire (reporté sur code-barres livre), numéro de notice liée, bibliothèque, section, cote, numéro de l’emprunteur actuel, date du prêt actuel, compteur pour les statistiques
• Le fichier des emprunteurs comprend : numéro d’emprunteur (reporté sur code-barres carte lecteur), nom, adresse, sexe, année de naissance, catégorie socioprofessionnelle, date d’inscription, droit au prêt (nombre de documents et durée), numéros des exemplaires empruntés, compteurs pour les statistiques.
• Il existe des fichiers annexes : qui peuvent gérer d’autres informations (exemple : le fichier des fournisseurs) ou qui garantissent la cohérence des informations saisies (les fichiers d’autorités).
• Le code-barres (sur étiquettes exemplaires et sur cartes d’emprunteurs) n’est qu’un numéro à lecture optique (il peut être tapé au clavier) et ne contient aucune autre information.
• Les traitements réalisés par un système informatique utilisent un ou plusieurs fichiers principaux, entre lesquels ils établissent des liens : le catalogage crée (ou récupère) une notice puis la lie à un ou plusieurs exemplaires, le prêt lie un emprunteur avec un exemplaire, la recherche documentaire choisit une notice bibliographique à partir de l’un de ses champs et l’affiche avec ses exemplaires liés et leur disponibilité, l’édition de lettres de relance consiste à rechercher les exemplaires dont la date de retour est dépassée puis à rechercher les emprunteurs liés à ces exemplaires.
• L’OPAC (Open Public Acess Catalogue) est un module de recherche documentaire accessible au public.

6) Le cahier des charges

La rédaction d’un cahier des charges permet de choisir parmi les offres du marché, la solution la plus proche de ses besoins. Il doit définir les besoins autour de 3 données essentielles :

• le « noyau dur » des fonctions à informatiser en deçà duquel la solution ne peut pas fonctionner : la gestion des notices bibliographiques, des exemplaires et des emprunteurs. Pour les petites bibliothèques, qui ne possèdent Page 2 Informatiser la bibliothèque généralement qu’un exemplaire de chaque livre, on peut accepter que le fichier des exemplaires ne soit pas distinct de celui des notices bibliographiques à condition de retrouver tous les champs nécessaires.
• les exigences locales : taille de la bibliothèque (nombre maximal d’emprunteurs, de notices et exemplaires, de postes de travail), diversité des supports (documents sonores, vidéos), exigences qualitatives (type de recherche, auteurs secondaires, statistiques), modules supplémentaires (importation de notices bibliographiques à partir d’un cédérom, gestion des acquisitions, bulletinage des périodiques, catalogue sur Internet), possibilité d’exporter les notices au format Unimarc et ISO 2709, références du fournisseur (nombre de bibliothèques clientes, ancienneté de la société, proximité géographique), prix du logiciel (version monoposte, réseau), modalités et coûts de la maintenance.
• la compatibilité avec le système de la bibliothèque départementale : possibilité d’importer, à partir d’une disquette, selon les normes Unimarc et ISO 2709.

Conclusion

Au terme de cette analyse, nous pouvons dire que notre mission est très noble et mérite un certain professionnalisme quant à la satisfaction des usagers. Les usagers aimerai entrer en possession d’une information particulière et précise à l’instant T. Ils sont de plus en plus exigeants et c’est à nous de ne pas les décevoir. Le message ne s’adresse pas souvent à nous les professionnels parce que tous, nous sommes motivés par un désire de développement de nos institutions. Le message nous est  adressé pour nous fournir quelques pistes d’argumentation et aux dirigeants de nos structures pour que nous puissions arriver à nos fins.
Ainsi il ne s’agit pas d’ « informatiser pour informatiser », il faut déceler le besoin et les unités à informatiser  d’où le choix des logiciels. Le livre électronique ne remplacera jamais la version imprimée quoique l’on dise, de même l’ordinateur ou un robot ne remplacera jamais certaines tâches du bibliothécaire. Nous accusons toujours les dirigeants mais avons-nous fournit les bons arguments ? Paris  et Rome ne se sont pas construits en un seul jour la persévérance est de rigueur.

 EYANGO MOUEN FABRICE, INSPECTEUR DE LA DOCUMENTATION (BIBLIOTHEQUE UNIVERSITE YAOUNDE I)




                                

La bibliothèque et les nouvelles technologies de l’information et de la communication

Avec la création des bases et des banques de données, les nouvelles technologies de l’information et de la communication ont été introduites dans les bibliothèques. Pour la gestion des activités d’acquisition, de prêt, d’échange dans le cadre de réseaux et de systèmes, les bibliothèques utilisent de plus en plus les nouvelles technologies de l’information. Pour faciliter les échanges de données, on a défini des formats de traitement standards (Ex : les formats MARC, UNIMARC, le CCF ou Common Communication Format recommandé par l’UNESCO et qui tient compte de l’ISBD ou International Standard Bibliographic Description et des règles anglo-américaines). On produit des CD-ROM (disques compacts) dans les bibliothèques à partir des fichiers et des bases et banques de données et on les exploite aussi. On y développe des systèmes d’information, des Intranets, des systèmes d’interrogation à distance de catalogues, nécessitant la mise au point de protocoles particuliers et adaptés aux spécificités des bibliothèques. L’accès à Internet est devenu courant dans les bibliothèques, avec l’exploitation des possibilités de navigation pour rechercher des informations, le téléchargement de notices bibliographiques, les échanges, les éditions électroniques des catalogues. Avec les Ntic, le rôle de la bibliothèque est en pleine redéfinition. Non seulement les index et les catalogues
accessibles, mais les œuvres ou collections deviennent consultables via le Net. Plusieurs initiatives ont été prises depuis 1971. Exemples :
·       Le projet Gutembert visant à rendre disponible, en format électronique le plus grand nombre possible d’œuvres littéraires ;
·       La diffusion via Internet qui restreint la consultation sur place (broadcasting) ;
·       La vulgarisation de bibliothèques virtuelles (un certain nombre de fournisseurs d’informations commerciales comme Dun et Bradstreet, Standard and Poor’s publient en serveurs privés des bibliothèques virtuelles) ;
·       La bibliothèque virtuelle conçue dans le domaine de la nutrition par Michel Bauwens que gère le « cybérothécaire » qui n’est rien d’autre que le bibliothécaire qui travaille dans un environnement électronique que les anglo-saxons appellent « cyberspace » ;
·       Le projet « Biblioteca Universalis » du G7 conçu en 1995, piloté par la France et le Japon qui se propose de donner accès aux œuvres principales du patrimoine culturel et scientifique mondiale en mode multimédia. Ce projet a entrepris la numérisation de ces œuvres et leur mise à la disposition d’un large public à travers les autoroutes de l’information.
Les Ntic vont ainsi permettre de sous estimer  cette opposition factice longtemps entretenue entre « science de l’information et bibliothéconomie ». Comme le disent Denis Varloot et Serge Chambaud, avec les Ntic, « on pourra enfin réduire l’irritante antinomie entre conservation et consultation ». L’avènement des Ntic a permis de mettre en ligne, et, de rendre plus lisibles les sources d’information, que sont les bibliothèques et facilement accessibles les gisements d’information qu’elles conservaient. Les Ntic ont fait naître de nouvelles contraintes à gérer dans les bibliothèques, tout comme dans les centres de documentation, notamment, la sélection et la mise à disposition de ce que J. Jakobiac appelle « l’information critique ». La veille technologique (veille stratégique) et l’intelligence économique apparaissent ainsi dans les bibliothèques et prennent une place importante parmi les nouveaux axes de recherche en bibliothéconomie à travers la Bibliométrie. Les Ntic ont ainsi bouleversé rapidement les habitudes de traitement des informations. Grâce aux nouvelles technologies, notamment la numérisation, les capacités de stockage augmentent sans cesse, les transferts sont facilités par le biais du téléchargement, des analyses automatiques sont pratiquées sur des corpus de plus en plus grands.
TATDJA TCHUINGUE Christophe, Bibliothécaire

Choix du logiciel documentaire dans une bibliothèque

Avant Propos

Plusieurs bibliothèques de nos jours ont des difficultés à choisir un logiciel documentaire pour informatiser leurs fonds documentaires. Cet article aborde le concept d’informatique documentaire, la typologie des logiciels documentaires et enfin le choix du logiciel proprement dit.
L’informatique documentaire est née dans les années 1960 pour devenir aujourd’hui une technique bien prisée de la société de l’information. En effet, dans une société où la recherche de l’information est devenue une préoccupation quotidienne, l’informatique documentaire n’est plus simplement l’apanage des professionnels de l'information documentaire mais bien au contraire, celui  d’un public professionnel bien large et bien au-delà du grand public.
Le choix de ce logiciel peut s’expliquer par au moins trois raisons :    

• Le logiciel CD ISIS s’est depuis plusieurs décennies imposé dans les bibliothèques et centre de documentation des pays en développement à cause de son accessibilité (gratuité, convivialité, évolutivité et accessibilité de la formation etc.)
• Les spécialistes de l’information documentaires sont de plus en plus appelés à mettre en ligne leur base de données bibliographiques, si ce n’est qu’on leur demande de conduire tout le projet de création du site web de l’organisme qui les emploie.
• Enfin la maîtrise des processus de mise en ligne des ressources d’une bibliothèque est devenue une nécessité pour tous les spécialistes de l’information documentaire en raison des nouvelles exigences d’une clientèle fortement motivée par le développent des TIC.

I - TYPOLOGIE DES LOGICIELS DOCUMENTAIRES

Il existe principalement deux grandes catégories de logiciels documentaires. La première catégorie est constituée de "logiciels à champs" tandis que la seconde comporte des logiciels de texte intégral. Il faut ajouter à ceux là les logiciels de gestion de bibliothèque.

I.1 - Les logiciels à champs
C'est l'ensemble des logiciels qui permettent de gérer l’information structurée en divers champs. C'est le cas des logiciels de gestion des références bibliographiques respectant plus ou moins les normes de description en vigueur. C’est dans cette catégorie qu’il faut ranger le logiciel CDS-ISIS produit sous l’égide de l’UNESCO destiné aux pays en voie de développement et les bibliothèques et centres de documentation travaillant avec ces pays. Le logiciel Texto devenu aujourd'hui CINDOC fait partie de cette catégorie, de même que JLB Doc etc.
On peut aussi ajouter dans cette catégorie certains logiciels de GED (Gestion électronique de document) apparus avec le développement de la numérisation. Le premier logiciel à avoir été développé pour la GED sous l'environnement WINDOWS fut Taurus. Développé pour les besoins de la documentation technique, Taurus est un système de gestion de documents numérisés avec un noyau documentaire qui relève de l’informatique à champs.

I.2 - Les logiciel de texte intégral
Avec l'évolution de la technique, il est maintenant possible de stocker du texte intégral sous format numérique. Une nouvelle génération de logiciels est apparue pour répondre à ce besoin : retrouver des informations dans la grande masse de texte intégral. Pour se faire, l'informatique s'est servi des techniques de linguistique. Un des plus beaux exemples de cette catégorie de logiciels est Spirit. A partir de cette technologie héritée de la linguistique sont nés tous les logiciels qu’on nomme aujourd’hui moteurs de recherche (search engines en anglais) dont les meilleurs exemples sont présents sur Internet.      

 Les moteurs  de recherche sont la suite logique et le développement des logiciels de texte intégral. Ils sont capables de rechercher des informations dans une masse de données non structurées tels que des fichiers de traitement de texte. Ils tiennent compte de la position des mots recherchés dans le corpus de documents leur synonymie, leur sens, leur proximité phonétique… Plusieurs techniques linguistiques sont applicables, voire cumulables. Certains moteurs de recherche sont capables de présenter des résultats de recherche par ordre de pertinence : C'est le principe de la pondération (l'exemple de copernic). Plusieurs moteurs de recherche sont disponibles gratuitement sur internet. Il s'agit de : Google (version française : http://www.google.fr/ version consacrée au Sénégal file:///C:/WINDOWS/Desktop/www.google.sn) ; HotBot (version française : http://www.hotbot.fr/) ; Voilà http://www.voila.fr/ ; All the Web (http://file:///C:/WINDOWS/Desktop/www.alltheweb.com) qui utilise 48 langues directement etc.


I.3 - Les logiciels de gestion de bibliothèque
Les logiciels de gestion de bibliothèque ne constituent pas à proprement parler une catégorie de logiciels :
"Ils ont à la base, un noyau documentaire classique, relevant de l’informatique à champs, afin de référencer la totalité du fonds documentaire possédé par une bibliothèque. A cette base s’ajoute :  

• Des modules de description d’autres supports tels que cédéroms, vidéocassettes, disques compacts audio, etc.
• Des modules permettant de suivre toute la chaîne de vie d’un document, depuis sa sélection en vue de l’acquisition jusqu’à sa disparition, en passant par sa présence dans la médiathèque.     
• Des modules permettant de gérer les prêts, c’est-à-dire d’enregistrer non seulement les ouvrages mais les emprunteurs, les emprunts, les retards, le réservations, etc. avec, le cas échéant, des applications d’édition automatique de lettres de relance." (d'après Didier Frochot, 2003)    

II – LA GESTION DOCUMENTAIRE EN LIGNE (Système de gestion de contenu)

Le Système de gestion de contenu communément appelé CMS (Content Mangement System CMS) est un programme informatique accessible par un navigateur, permettant la gestion du contenu d'un site web sans aucune nécessité d'avoir des connaissances avancées en programmation de pages web. Les CMS permettent la création de sites web dynamiques souvent destinés à des sites communautaires, associatifs ou des sites d'actualité (exemple, MAMBO, PHP-Nuke, ZOPE). Cependant chaque domaine d'activité a développé des systèmes de gestion de contenu adaptés à son champ d'intervention. C'est ainsi que sont apparus un certain nombre de CMS destinés à la gestion documentaire en ligne.

Il existe aujourd'hui plusieurs outils orientés à la gestion documentaire proprement dite. Les outils de gestion documentaire en ligne sont de plus en plus utilisés dans les bibliothèques et centre de documentation soucieux de diffuser le plus largement possible leurs ressources informationnelles. Dans les pays du Sud, le plus connu d’entre eux est GENISIS WEB. Il permet de mettre en ligne (et même sur CD avec Genisis CD) des bases de données réalisées à partir du logiciel CDS ISIS. D’autres outils moins bien connus en Afrique sont cependant en train de se faire un nom dans la vaste gamme des outils de gestion documentaire en ligne. Nous en citerons particulièrement : Bibliopéra, Greenstone, Koha, Moccam etc.
Nous vous proposons ici une synthèse réalisée à partir du site web freebiblio.info tout en vous invitant à consulter les sites officiels de ces outils pour des explications plus avancées et même la possibilité de télécharger le logiciel et son manuel d'utilisation.
CDS ISIS (d'après le site de l'UNESCO):
CDS/ISIS est un logiciel de stockage et récupération de l'information, en particulier celle non numérique. Il a été développé par l'UNESCO depuis 1985 pour satisfaire la demande exprimée par beaucoup d'institutions, spécialement dans les pays en voie de développement, et ainsi les aider dans la mise en place de leurs activités de traitement de l'information par des technologies modernes et relativement peu coûteuses.
Au tout début, ce logiciel était basé sur la version mainframe de CDS/ISIS, qui a débuté dans les années 1960, afin de profiter de nombreuses années d'expérience dans le développement de logiciels de gestion de bases de données. Depuis quelques années, il existe une application dénommée GENISIS WEB qui permet de mettre en ligne des bases de données ISIS. Cette application tourne le plus souvent sous le serveur APPACHE. Elle permet le paramétrage de formulaires d'interrogation et affiche les résultats d'une recherche aussi bien en format simple que détaillé. La version 2 de GENISIS a été conçue par la défunte association IBISCUS. Son code sources (en visual basic) programmé par Pierre CHABERT est également librement disponible. (Nous proposons dans le module 2 de ce séminaire la mise en ligne d'une base de données ISIS). Une version du logiciel CDS-ISIS est livrée avec le Guide de l'apprenant de même qu'il est possible d'en télécharger une copie dans les outils proposés dans le site de l'EBAD.

PMB
PMB (PhpMyBibli ) est un logiciel libre permettant de gérer l'essentiel des tâches d'une bibliothèque. Ce logiciel est basé sur la technologie web (application web) et fonctionne principalement sur un serveur http; utilisant la base de données MYSQL pour le stockage des données et le langage PHP pour la génération de formulaires d'interrogation de la base.
Les principales fonctionnalités de PMB sont les suivantes :

• Le support du format UNIMARC     
• La gestion des autorités (responsables, éditeurs, collections, matières...)           
• La gestion du prêt, des réservations, des emprunteurs...         
• La possibilité de cataloguer des ressources électroniques      
• La possibilité d’importer des notices                            
• Un OPAC pour un accès au catalogue informatisé en ligne      
• La gestion des périodiques              
• Une administration simplifiée pouvant être assurée par le personnel de la bibliothèque »

BibliOpera
Bibliopéra est une application libre (sous licence GPL), permettant la gestion d'informations bibliographiques et leur diffusion sur Internet. Cet outil veut se placer à la frontière des logiciels de gestion d'informations bibliographiques (information dématérialisée) et des logiciels de gestion de bibliothèque (respect de normes, environnement Multi-Utilisateurs, etc.). Bibliopéra offre ainsi la possibilité d’une présentation de l’information paramétrable ; l'indexation hiérarchique ou par mots-clés ; la gestion étendue de "listes d'autorités" de même que la possibilité d'importer des références bibliographiques. 

Site officiel : www.bibliopera.mom.fr/
 
Greenstone
Greenstone est une suite de logiciels pour la construction et la distribution de collections de bibliothèques numériques. Elle fournit (d'après les auteurs) une nouvelle manière d'organiser et de publier de l'information sur Internet et sur CD-ROM. Greenstone est produit par le New Zeland Digital Library Project à l'Université de Waikato, il est développé et distribué en collaboration avec l'UNESCO et l'ONG Human info. C'est un logiciel libre et gratuit, multilingue, édité sous les termes de GNU General Public License.      

Site officiel : www.greenstone.org/cgi-bin/library

Koha
Koha est un système intégré de bibliothèque libre. Tout comme Grenstone, Koha est produit en Nouvelle Zélande par le Horowhenua Library Trust et Katipo Communications Ltd, Koha est un package complet comprenant le catalogue, l'opac, la circulation et les acquisitions.
Développé aujourd'hui par un groupe de volontaires du monde entier, koha propose un système complet de catalogage, client z3950, circulation, acquisition et opac. La version 2.0 est multilingue et gère la norme MARC dans ses différentes déclinaisons (UNIMARC, MARC21)             

Site francophone de koha : www.koha-fr.org/article.php3?id_article=31

Moccam              
MoCCAM (Mon Catalogue Collectif A Moi) est un logiciel libre et gratuit qui permet à des bibliothèques de lecture publique ou à des bibliothèques de communes de mettre en réseau plusieurs bibliothèques équipées de logiciels différents.            

Site officiel de Moccam : http://www.moccam.fr/     

III - Le choix du logiciel

Contrairement à la mort annoncée du papier (livre notamment) liée au développement de TIC, le constat est qu'aujourd'hui on accorde une plus grande estime aux professionnels de l'information documentaire qui ont su se valoriser davantage grâce aux possibilités "documentaires" qu'offrent les TIC. Cette valorisation de la profession documentaire est sans aucun doute le résultat du travail des professionnels de l'ID mais aussi et surtout des nouvelles compétences qui permettent d'augmenter les performances du documentaliste et au rang desquelles il convient de citer la maîtrise de l’outil informatique destiné à une application documentaire.
Au-delà de la maîtrise de l’utilisation courante de l'outil, tout spécialiste de l'ID doit aussi savoir choisir dans une offre abondante ce qui répondra le mieux, matériel et logiciel, aux besoins présents et futurs de l’unité documentaire dont il a la charge. Ce choix ne doit donc pas relever du seul bon vouloir de l'informaticien mais il doit se faire sous la conduite du responsable de la bibliothèque, de l'archiviste en chef ou du documentaliste. Au-delà du choix des outils, tout professionnel de l'information documentaire doit être en mesure de concevoir et mettre en place la base de données documentaires qu'il met à disposition de ses utilisateurs.
Dans le choix des outils logiciels, plusieurs critères apparaissent, qui sont les mêmes pour un documentaliste que pour tout autre métier:                                                                                                                                                                        

• l’intégration de l’outil du documentaliste dans le réseau de la structure, qui doit bien sûr assurer les missions du documentaliste, très spécifiques et qui requièrent des fonctions faites sur mesure pour lui ; mais outre ces fonctions, il est essentiel de permettre la communication en dehors de l’UD ;
• le coût d’achat et de possession ensuite ; les unités documentaires sont souvent considérées comme un poste de dépenses dont le retour sur investissement est difficile à mesurer, les dépenses importantes occasionnées par l’informatisation ou la réinformatisation sont toujours à justifier ;           
• la compatibilité ascendante et descendante du logiciel choisi, c’est-à-dire la pérennité de ces choix : il est maintenant certain que le logiciel choisi aujourd’hui ne sera plus suffisant dans quelques années, s’il est encore maintenu par son éditeur ; et surtout, il est probable que quelque soit le logiciel choisi, même s’il s’agit du successeur de celui utilisé dans l’unité documentaire, il sera nécessaire d’effectuer une migration des données d’un logiciel vers l’autre, ce qui est toujours une question cruciale. Malheureusement, l’informatique est loin de permettre une automatisation systématique de ces tâches, et bien souvent, les données sont en partie perdues ; il est au minimum nécessaire de les reprendre dans le nouveau format." (Sébastien Thébault)

Conclusion

Face au développement des TIC et de l'internet en particulier, bien des bibliothèques et centres de documentation ont opté pour une visibilité sur le web. Ils mettent en place des bibliothèques virtuelles et portails documentaires qui sont le reflet des fonds disponibles dans les bibliothèques et centres de documentation. Aussi il est bien souvent possible d'interroger via l'internet la base de données bibliographiques d'une bibliothèque avant de s'y rendre muni de la liste des références que l'on souhaite consulter. Il est donc plus que valorisant pour un professionnel de l'information documentaire de savoir mettre en ligne ses bases de données.

EYANGO MOUEN FABRICE, INSPECTEUR DE LA DOCUMENTATION
UNIVERSITE YAOUNDE I

La Métier de l'information documentaire

Notre civilisation est dominée par l’image et par une forme moderne d’oralité que symbolise le téléphone cellulaire. Ni le langage de la télévision, ni celui de la textomanie encore appelée Short Message Service (SMS), ne favorisent une bonne maîtrise de l’expression écrite que seule la lecture permet d’asseoir. Les institutions publiques et privées, Les lycées et collèges, les écoles primaires et maternelles n’accordent plus un grand intérêt à la mise en place de la bibliothèque dans leurs institutions. De ce fait,  les élèves, les chercheurs et les amoureux de la lecture vivent dans un milieu où le contact avec le livre et les relations avec l’écrit sont réduits au strict minimum.
Il est donc très dommageable pour les dirigeants, que la lecture occupe une portion congrue de leurs préoccupations, étant donné que dans le monde moderne, la lecture demeure la clé d’accès à la connaissance: Il faut savoir lire pour comprendre. En tant que clé de voûte de la connaissance, la lecture est un complément indispensable à l’activité d’apprentissage.
D’où l’intérêt des bibliothèques, et partant des bibliothécaires dans notre société. Cette lettre d’information se veut un véritable outil d’échange de connaissance et d’expérience pour les professionnels et non professionnels, pour développer leur service et en faire une haute sphère de loisir, tout en le replaçant au cœur de l’activité d’apprentissage.
Le métier de l’information documentaire ne doit plus être considéré comme tel, mais comme un engagement au sens strict du terme.     
           
TATDJA TCHUINGUE Christophe

Un répertoire des bibliothèques et archives au Cameroun

Le Goethe-Institut Kamerun coopère avec les acteurs des bibliothèques au Cameroun dans la création d’un réseau d’information sur l’ensemble national. C’est dans ce contexte que la création d’un répertoire d'adresses des bibliothèques et archives au Cameroun a été lancée en avril 2010. L'initiative répond au problème que les lieux et contacts des autres bibliothèques sont même pour les professionnels de l'information rarement connues. Par contre ces informations sont indispensables pour l'échange professionnel. Depuis le début quelques 95 institutions en huit régions ont été déjà répertoriées. Le répertoire est ouvert pour tous et peut être téléchargé sur le site du Goethe-Institut Kamerun.  En même temps le succès de l'initiative dépend de la collaboration de tous, car pour le moment personne ne peut faire le voyage jusqu'au dernier coin du pays pour faire le travail. A cette fin il existe un formulaire en ligne   qui sert pour accueillir les différentes données. Il est également possible de télécharger et imprimer un formulaire, par exemple pour le faire circuler parmi les collèges dans la région.

Uwe JUNG,
Reponsable de l’information Goethe-Institute
info@yaounde.goethe.org