BIBLIOTHEQUES ET MEDIAS: Comment les bibliothèques peuvent-elles communiquer efficacement avec les médias

I – Approche thématique

Le sujet de la communication des bibliothèques, dans le contexte camerounais et sans doute africain, soulèvent au moins quelques questions basiques qu’il est opportun de remettre sur la table.

1.      Problématique

Combien y a-t-il de bibliothèques à Yaoundé ? Il ne fait aucun doute que le commun des citoyens aura du mal à trouver la réponse à cette interrogation. Il faut aussi l’avouer, même les personnes dites averties dans le milieu, ne sauraient y répondre avec une exacte certitude. Plus encore, oser le questionnement sur le nombre de structures existantes ayant opté pour un domaine plus spécialisé encore serait clairement considérée comme une colle. Si l’on évoquait la mise à disposition des livres pour enfants par exemple. Il va s’en dire qu’il s’agit là d’un sous segment d’un des domaines de la spécialisation dans les bibliothèques.

Si on peut en parcourant les registres de bibliothèques se rendre à l’évidence que ce sont les mêmes noms qui reviennent pages après pages, que ce sont les mêmes qui fréquentent depuis des années les mêmes bibliothèques, que ce sont les mêmes qui empruntent les livres dans ces maisons, on ne peut s’empêcher de se poser une question qui résonne aussi comme un constat : Les bibliothèques communiquent-elles ? Si oui, comment et dans quel but ?

·         Sur la culture du livre

L’une des plaintes récurrentes servie par les bibliothèques, les maisons d’édition et autres professionnels du livre est qu’on lit peu ou presque pas chez nous. En terme savant, ils parlent d’un » absence de « culture de la lecture ». Des statistiques révèlent que dans notre contexte, un enfant entre en contact avec le livre lorsqu’il commence l’école. Entre 5 et 6 ans en moyenne. Il lui faut beaucoup de chance pour voir un de ses parents tenir régulièrement un ouvrage pendant une période plus ou moins déterminée au cours d’une semaine. Pourtant, sous d’autres cieux, dès les premières années de sa vie, l’enfant est habitué à écouter des contes qui lui sont lus, les soirs. Une personne lui fait la lecture des comptes en tenant entre les mains l’ouvrage qui contient les histoires en question. La curiosité et l’éveil de l’enfant le conduit peu à peu à s’approprier « l’instrument de fabrication des fables, anecdotes,… ».

Dès la tendre enfance, l’enfant est plus exposé aux produits des technologies de l’information et de la communication (Tic). Aussi, le tout petit à plus de chance d’entrer en contact avec le téléphone portable, l’ordinateur auquel il s’habitue. Par la suite, pas surprenant qu’il devienne hostile, réfractaire aux livres. Il ne parcourt les livres qu’en cas de nécessité (à l’école, pour un travail précis), ce qu’il perçoit comme une contrainte. Devant la résignation des différents maillons de la société à prendre le problème à bras le corps, les bibliothèques, derniers remparts, auraient-on pensé, donnent l’impression d’avoir elles aussi abdiquées.  Elles qui devraient en partie à travers l’initiation des jeunes à la lecture et au goût de l’odeur du livre, organisent à peine, pendant des vacances, pour la majorité d’entre-elles, des séances de lecture. Une option qui ne permet pas la vulgarisation du livre et par conséquence, pérennisent  « la non culture du livre ».

·         Sur le paradoxe du mutisme communicationnel

Aussi curieux que cela puisse paraitre, les bibliothèques sont comprises comme un sous ensemble de la communication. En tant que moyens ou outils de diffusion des connaissances. Et pourtant, il est de notoriété qu’elles ne communiquent pas assez ou plutôt elles ne communiquent pas, si ce n’est qu’elles communiquent mal. De toute façon, il y a lieu de reconnaitre que la communication de nos bibliothèques est déficitaire. Cette observation souligne le premier paradoxe de cet univers.

Le second paradoxe est basé sur le fait que l’absence ou l’insuffisance de communication pour les bibliothèques est contraire à une logique inhérente au tandem «communication-marketing ». Si l’on s’attarde sur la boisson Coca Cola, elle est en promotion de façon permanente, les publicités sur ladite boisson se comptent par centaines aujourd’hui. Il ne s’est jamais trouvé dans l’esprit des responsables de l’entreprise qui la fabrique de s’arrêter de communiquer sur cette boisson. Avec les Brasseries du Cameroun, les sociétés de téléphonies mobiles, c’est pareil. Ce sont, à l’observation, les plus grandes sociétés qui communiquent le plus. Il faut donc communiquer pour conquérir des parts dans un marché qui se renouvelle sans cesse mais aussi entretenir sa clientèle.

·         Sur le nécessaire devoir de s’adapter

En dépit des évolutions technologiques et de la diversité des outils de connaissances, le livre reste l’élément cardinal de l’acquisition des savoirs. Le livre en tant que volume constitué d'un grand nombre de feuilles de papier reliées ensemble, contenant du texte, des illustrations ou des partitions musicales et quoique concurrencés par d'autres produits (la radio, la télévision, le cinéma, le CD-ROM, voire le livre électronique bientôt) demeurent un instrument essentiel de la diffusion du savoir. Le livre continue d’ailleurs de nous apporter un précieux témoignage sur les connaissances, la pensée et l'état d'esprit des hommes qui nous ont précédés.

Au-delà de la pluralité des techniques et stratégies pédagogiques de transmission des données, face à la massification des métropoles, à la multiplication des activités et des pôles d’intérêts, il est de plus en plus admis qu’une structure qui ne communique pas n’existe pas. Les bibliothèques doivent apprendre, maitriser et développer la communication sur elles-mêmes et sur leurs produits. S’adapter ou mourir, cela parait de plus en plus un impératif.

2.      Examen des notions

Convenons donc que des structures doivent communiquer pour exister. Deux termes nous intéressent. Le verbe Communiquer et le mot structure.

Si communiquer renvoie trivialement à un échange de données, la structure quant à elle se définie comme une organisation stable et durable parfois complexe. Quelle qu’elle soit, la bibliothèque répond à cette connotation.

·         Qu’est-ce qu’une bibliothèque ?

Au Québec comme à Genève depuis 2001, le terme « document » est défini de manière englobant. Ainsi le document est : « l’ensemble des supports, y compris les supports numériques. » Les rédacteurs de la loi disent avoir voulu accorder une équivalence juridique et fonctionnelle aux documents quel qu’en soit le support. Sur un aspect purement descriptif  « le document est constitué d'information portée par un support. L'information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images. L'information peut être rendue au moyen de tout mode d'écriture, y compris d'un système de symboles réinscriptibles sous l'une de ces formes ou en un autre système de symboles ». Dans la même logique, les bases de données sont assimilées aux documents. Ce sont ces outils que regorgent les bibliothèques contemporaines.

La bibliothèque, on le sait, a cessé d’être le lieu de dépôt et de classification des documents globalement écrits pour devenir  un endroit public ou privé où sont réunis et classés des documents écrits, sonores, visuels, électroniques, etc. (livres, magazines, enregistrements sonores, films, bandes magnétiques, diapositives, cassettes vidéo et supports électroniques,) en vue de leur consultation.

·         Qu’est-ce donc que communiquer ?

La communication est l’ensemble des processus physiques et psychiques par lesquels s’effectue l’opération de mise en relation de une (ou plusieurs) personne(s) — l’émetteur — avec une (ou plusieurs) personne(s) — le récepteur —, en vue d’atteindre certains objectifs » disent D. Anzieu et J-Y. Martin (La dynamique des groupes restreints.) Dans Introduction à l’audiovisuel. J.H. Derome, j. Cloutier,  et Ch. Dumas (Centre Audio-visuel de l’université de Montréal, 1970, p. 2) expliquent que la communication s’établit entre deux pôles,  l’émetteur et de le récepteur, et comporte un message, qui passe de l’émetteur au récepteur, supporté par les media; le message est incarné dans un langage, qui peut être utilisé pourvu que son code soit connu…»

Communiquer dans un sens large est donc toute opération de transfert ou d’échange d’informations entre un « émetteur » et un « récepteur » partageant, au moins partiellement, le code dans lequel est transcrit le message. Si l’on s’en tient au fait qu’il s’agit de porter (quelque chose) à la connaissance de (quelqu’un). Par exemple : communiquer des informations. On s’intéressera aux informations que peuvent communiquer les bibliothèques et surtout de la manière dont ces structures peuvent  communiquer. Autrement, quel sont les types de communications appropriées aux bibliothèques ?

II- Quelles informations les bibliothèques peuvent –elles mettre à la disposition du public ?

ü  Les ouvrages récemment ou nouvellement acquis ;

ü  Les ouvrages de référence et de renommé qu’elles disposent ;

ü  Les activités qu’elles organisent ;

ü  Les activités qui se déroulent dans leurs structures (dédicaces, déstockage, autres rencontres et échanges liés aux livres ou voisins des livres…)

III- Comment les bibliothèques peuvent-elles communiquer ?

Désormais installés au cœur des sociétés de l’information, de société du savoir ou de société en réseaux, les moyens de mettre des données à la disposition du public sont nombreux. Il est cependant utile d’en repérer les outils les plus efficaces en fonction des objectifs qu’on veut atteindre.

1.      Quelques outils  de communication :  

·   Les dépliants. Ce sont des fiches de plus ou moins grand format détachables ou non sur lesquelles les informations sur tous les aspects d’un évènement, d’une structure sont largement imprimées. L’avantage de cet outil est qu’il est plié à la guise des responsables et est facilement distribué.

·         Les affiches, les affichettes, tracts. De formats de dimensions différentes, les affiches sont confectionnées pour être placardés sur les facettes des murs (dans des espaces ouverts) publics. Elles doivent être attrayantes, et donc bénéficier d’une certaine esthétique. C’est pourquoi, il faut choisir un format dont le message est visible/lu d’un coup d’œil et à distance. Le message doit comporter le titre de l’événement ou du sujet mis en exergue, une brève description, le lieu, la date, les intervenants si nécessaire, les contacts pour joindre la bibliothèque. 
   Les banderoles. Elles portent un message identique à celui contenu sur les affiches/affichettes. A la différence qu’elle permet une plus grande visibilité. Les banderoles sont affichées dans des carrefours où se croisent au quotidien une foule importance constitué d’un public large et diversifié,

·         Les crowls. Ce sont des messages qui défilent au bas des écrans de téléviseurs ou de sites web. Ils contiennent l’essentiel des données portées dur l’affiche.

·         Les Newsletters. Il s’agit des procédés d’envoie régulier d’informations par internet à un réseau de personnes répertoriées dans un fichier électronique de base. Cela peut permettre de tenir aux médias des fiches mensuelles ou trimestrielles de nouveauté dans les rayons de la bibliothèque.

·         Les mails. Ce sont des messages envoyés par internet dans les adresses Email des personnes choisies en fonctions des circonstances et des objectifs à atteindre

·         Les communiqués de presse constituent le moyen habituel pour transmettre des informations aux médias. Ils peuvent être télécopiés ou envoyés à des journalistes par une personne qui sert de contact avec les médias. Créer un titre court et accrocheur. Le titre doit contenir l’essentiel de votre message. Le communiqué de presse sur deux pages maximum doit contenir un texte court et simple, des paragraphes courts, des réponses aux questions de référence (qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment). Dans la rédaction du texte, il faut éviter les termes techniques non explicités, utiliser des faits et des chiffres intéressants ensuite inclure une fiche d’informations de base nécessaires sur le sujets en question enfin, ne pas oublier de mentionner les coordonnées d’un porte-parole pouvant fournir des informations complémentaires.

·         Les annonces. Elles permettent de fournir des informations brèves relatives à la nature, au lieu, aux intervenants, à la date de la tenue d’une manifestation ou d’un événement à venir. Elles sont adressées aux hommes des médias. Ces informations doivent être suffisantes et élaborées de manière à susciter l’intérêt des journalistes. Elles ne doivent pas cependant révéler l’intégralité du sujet au risque de tuer l’enthousiasme du journaliste à se présenter à la manifestation en question.

·         Les conférences de presse. Ce sont des rencontres d’échanges avec les hommes de médias. Elles requièrent une planification scrupuleuse et se limitent aux sujets importants. Ce peut-être pour les bibliothèques l’inauguration d’une salle de lecture, la communication d’informations importantes, une cérémonie de récompenses ou une manifestation qui présente un très grand attrait visuel. A cette occasion, des trousses d’information ou dossier de presse (contenant un communiqué de presse relatif à la manifestation, des fiches de renseignements importantes sur le sujet, des informations de base sur la bibliothèque, votre carte de visite) sont remises aux journalistes avant le début de la conférence de presse. Ces documents doivent aussi être envoyés dans les rédactions des médias qui n’ont pas pu assister à la conférence.

·         Les points de presse sont des réunions informelles avec différents journalistes ou un petit groupe d’entre eux. Ces points de presse sont utiles pour débattre d’un sujet précis. Il peut s’agir de fournir des données de base afin d’améliorer les communications avec les journalistes qui ont précédemment mal couvert le sujet en question. Tout en communiquant des faits concrets, des chiffres et des informations fiables, il faut garder  à l’esprit que les médias ont des besoins différents sur le plan des détails, en fonction du temps/de l’espace dont ils disposent pour couvrir les sujets. Adapter les informations aux besoins des journalistes qui assistent au point de presse.

·         Les interviews diffusées vous laissent l’opportunité de transmettre le message vous-même. Mais cela ne peut se faire qu’avec des chaines de radiodiffusion et les programmes susceptibles de porter un intérêt à votre activité. Ne pas perdre de vue que les interviews données à la radio et à la télévision peuvent devenir plus animées et intéressantes lorsque plusieurs invités sont présents.

2. Les supports de communication :

ü  Télévision

ü  Radios

ü  Presse écrite

ü  Internet

ü  Espace public (Téléphone : support = instrument)

N.B : de même qu’il existe des médias généralistes, il existe des médias spécialisés ou encore thématiques. Ce sont des organes qui s’occupent d’un domaine précis de l’actualité. Ces organes nécessitent, concernant des sujets d’actualités, des explications approfondies, bien détaillées sur des questions complexes.

Il faut noter que dans ces médias, ne seront acceptés que des ouvrages portant sur des thématiques en cohérences avec leur ligne éditoriale. Par exemple, une radio de sport sera plus aisée d’évoquer les préoccupations développées dans un livre sur l’athlétisme et de faire par ailleurs sa promotion. Il en sera de même pour la politique, la culture, etc. Cela exige une bonne connaissance de son environnement médiatique. 

ü  Comment cibler le meilleur canal ?

Les deux principaux facteurs à prendre en considération sont le type de média par lequel le public cible reçoit les informations, et le type de media le plus approprié pour le message à transmettre.

Adapter le message en fonction des besoins de chaque canal. Tenir compte des principales caractéristiques et exigences de chaque canal (impact visuel, durée possible de couverture, détail avec lequel les questions sont traitées, délais, etc.) au moment de préparer les informations à mettre entre les mains des journalistes. Par exemple, si l’un des médias sélectionnés est la télévision, faire en sorte que des éléments visuels intéressants accompagnent le reportage, ou créer un événement susceptible de donner l’occasion à des équipes de télévision de filmer des images intéressantes. Si l’un des médias sélectionnés est un magazine, faire en sorte que le texte cadre bien avec le style et le degré de détail des autres articles publiés dans ce magazine.         
Garder à l’esprit les avantages et les inconvénients que présente chaque canal s’agissant de la diffusion de messages à différents publics.

IV- Comment construire des relations avec les médias ?

La nature et la portée de la couverture médiatique dépendent en grande partie des relations avec la presse, ainsi que de la capacité à communiquer efficacement avec les médias. L’une des options plausibles consistent à établir de bonnes relations avec des interlocuteurs de premier plan dans les médias. La démarche qu’il convient d’adopter est de se renseigner auprès des organes de presse figurant sur ladite liste afin de connaître les délais pour les reportages, les directives concernant la remise de communiqués de presse et d’annonces aux médias, les critères pour les messages d’intérêt public, les formats souhaités pour la communication de l’information, le taux et profils de l’audience. Ces informations permettront de déterminer l’organisme de presse le plus approprié pour atteindre le public cible. Puis, de recenser les journalistes couvrant les événements portant sur les ouvrages. Ceux-ci font souvent partie du Desk Culture des organes de presse. Etendre la recherche aux journalistes couvrant des sujets connexes. Ensuite, contacter ceux des journalistes retenus au sein des médias. Établir une liste de contacts regroupant tous ces journalistes et la tenir à jour. Cette liste devrait inclure le nom, le titre, l’organisme de presse et l’adresse (dont les numéros de téléphone et l’adresse électronique) de chaque journaliste.

Il est important de se présenter et présenter son organisation avant même d’avoir un évènement.  Et donc, fournir aux journalistes des informations de base sur son organisation. En se rappelant que des aspects de certains sujets liées aux livres, parce que non maitrisés, peut  dissuade bon nombre de journalistes d’écrire sur le sujet par exemple. Proposer des séances d’information à des journalistes importants peut contribuer à résoudre ce problème. Cette formation peut permettre de mieux cerner certains aspects et/ou controverses. Mais aussi, des visites organisées dans les locaux de la bibliothèque peuvent contribuer à familiariser les hommes de médias aux rayons de la structure.

Suivre la couverture médiatique. Cela contribue à recenser les journalistes qui publient régulièrement vos informations et vous donne l’occasion de vous pencher sur toute question mise en lumière dans le cadre de la couverture médiatique.

S’il est important d’entretenir des rapports étroits avec les médias, il reste qu’il n’existe aucune garantie quant au moment et à la manière dont les medias couvriront un sujet, si tant est que tel sera effectivement le cas.

V- Communiquer avec les médias

Un nombre croissant de structures font usage de l’Internet pour être tenu informé des évolutions de traitements de l’information dans leur domaine par les médias et utilisent le même canal pour communiquer (envoie des réactions sur des sujets les concernant, communiqués de presse) avec les médias. A la souplesse d’internet, il faut y voir aussi la rapidité, et le contrôle-suivi des activités de communication sans négliger la faiblesse des coûts inhérents à ces services.

De nombreux journaux utilisent également l’Internet pour diffuser des dernières informations. Et si la bibliothèque dispose d’un site Web, il est important de transférer immédiatement les communiqués de presse et autres annonces sur une page de votre site Web que les médias peuvent consulter si en plus vous leur faite un lien.

La page web de votre site devrait également offrir aux visiteurs la possibilité de s’abonner à une liste de diffusion pour recevoir par la suite des communiqués de presse ou simplement  recueillir des informations sur votre bibliothèque.

N.B : Il convient de noter que tout autant les bibliothèques profitent des médias pour se faire connaitre et atteindre le public, autant les bibliothèques constituent une source d’information pour les médias. Puisque, les données à elles fournies contribuent à constituer la matière nécessaire  au fonctionnement des médias.

VI-  Les évènements d’accompagnements 

Les communications s’organisent aussi autour des évènements mis initiés par la Bibliothèque. La faculté de mobiliser le public en un lieu permet de toucher ce dernier directement par des actions et des activités concrètes qui permettent de se faire connaitre et d’atteindre le public, de « renouveler le contrat » existant avec un public déjà acquis (la fidélisation du public).

Cette communication peut se faire par des activités telles que :

§  Les partenariats : associer l’image de la bibliothèque à des manifestations organisées par des tiers dans le domaine d’activité de la structure. Il peut s’agir de mettre un espace à la tenue d’une rencontre au cours des activités d’une manifestation.

ü  La participation à la réalisation d’une émission sur les livres par exemple dans une radio ou une télévision peut faire en sorte que le public s’habitue à la bibliothèque à force d’être citée par le présentateur en début, milieu ou en fin d’émission ;

ü   Accorder de l’espace pour la production des magazines télévisés concernant les ouvrages etc. peut servir de canal de visibilité de la bibliothèque.

ü  N.B : Il est utile de mentionner que les médias par la publicité formelle ou informelle influence les comportements des publics et la notoriété des structures est construite par les médias

ü  Les sponsorings : participer à la réalisation des manifestations rentrant dans le même domaine d’activité que la bibliothèque. (ouvrir par exemple des salons de lectures lors des activités culturelles,  les festivals,…),

ü  Les déstockages : ces périodes de ventes à rabais des ouvrages peut-être couplées à une autre activité. Ils doivent faire l’objet d’une communication peu ou prou dans les médias.

ü  Les promotions : la réception des stocks de nouveaux ouvrages doit faire l’objet d’une annonce par mailing/communiqués aux médias répertoriés.

N.B : Du fait que le public habitué à la lecture est réduit dans notre contexte, il faut sans relâche intéresser et fidéliser les réels et potentiels publics.

ü  Les dédicaces : les séances de dédicaces des ouvrages devraient aussi être des occasions de mettre la maison dans l’actualité. Puisqu’en annonçant la tenue de la dédicace, l’une des données importante à diffuser est le lieu où va se dérouler cet évènement. (Il est souvent difficile de comprendre que ce soit dans les hôtels que les auteurs et éditeurs fassent la dédicace de centaine d’ouvrage chaque année !!),

ü  Les cafés littéraires : il  s’agit des rencontres avec les hommes de médias pour parlers des livres ou d’un livre dans une atmosphère conviviale.

Conclusion

Toute entité exerçant dans le champ social et ayant des activités liées à des profils déférents du public se doit de développer une stratégie de communication basée sur des outils efficaces. Les médias sont en ce sens un des vecteurs incontournable de la mise en relation immédiate avec des publics. Ils permettent de faire connaitre la structure, ses produits et toutes les informations utiles concernant ladite entité. Toutefois, la qualité du message et sa fréquence de diffusion dépend en grande partie de la qualité des rapports avec les médias mais aussi de la manipulation des outils de communications. D’où l’importance de la connaissance te de la maitrise suffisante de la palette d’outils  et des opportunités de communication via les médias.

Ces éléments de base permettront d’améliorer l’image de votre bibliothèque auprès des hommes de médias, des médias tout court et par ricochet du public. La maitrise des rapports avec les médias donnera aussi l’avantage de mieux gérer l’image de la bibliothèque et d’en tirer un profit certains. Parce que la savoir fait le pouvoir, et que communiquer c’est exister, il n’est pas concevable que la bibliothèque qui est au centre des savoirs en ce sens qu’elle le diffuse et dont l’action s’inscrit au cœur de la communication ne fasse pas usage des dispositifs de communication.

Par Claudel Tchinda, Journaliste

La bibliothèque et les nouvelles technologies de l’information et de la communication

Avec la création des bases et des banques de données, les nouvelles technologies de l’information et de la communication ont été introduites dans les bibliothèques. Pour la gestion des activités d’acquisition, de prêt, d’échange dans le cadre de réseaux et de systèmes, les bibliothèques utilisent de plus en plus les nouvelles technologies de l’information. Pour faciliter les échanges de données, on a défini des formats de traitement standards (Ex : les formats MARC, UNIMARC, le CCF ou Common Communication Format recommandé par l’UNESCO et qui tient compte de l’ISBD ou International Standard Bibliographic Description et des règles anglo-américaines). On produit des CD-ROM (disques compacts) dans les bibliothèques à partir des fichiers et des bases et banques de données et on les exploite aussi. On y développe des systèmes d’information, des Intranets, des systèmes d’interrogation à distance de catalogues, nécessitant la mise au point de protocoles particuliers et adaptés aux spécificités des bibliothèques. L’accès à Internet est devenu courant dans les bibliothèques, avec l’exploitation des possibilités de navigation pour rechercher des informations, le téléchargement de notices bibliographiques, les échanges, les éditions électroniques des catalogues. Avec les Ntic, le rôle de la bibliothèque est en pleine redéfinition. Non seulement les index et les catalogues
accessibles, mais les œuvres ou collections deviennent consultables via le Net. Plusieurs initiatives ont été prises depuis 1971. Exemples :
·       Le projet Gutembert visant à rendre disponible, en format électronique le plus grand nombre possible d’œuvres littéraires ;
·       La diffusion via Internet qui restreint la consultation sur place (broadcasting) ;
·       La vulgarisation de bibliothèques virtuelles (un certain nombre de fournisseurs d’informations commerciales comme Dun et Bradstreet, Standard and Poor’s publient en serveurs privés des bibliothèques virtuelles) ;
·       La bibliothèque virtuelle conçue dans le domaine de la nutrition par Michel Bauwens que gère le « cybérothécaire » qui n’est rien d’autre que le bibliothécaire qui travaille dans un environnement électronique que les anglo-saxons appellent « cyberspace » ;
·       Le projet « Biblioteca Universalis » du G7 conçu en 1995, piloté par la France et le Japon qui se propose de donner accès aux œuvres principales du patrimoine culturel et scientifique mondiale en mode multimédia. Ce projet a entrepris la numérisation de ces œuvres et leur mise à la disposition d’un large public à travers les autoroutes de l’information.
Les Ntic vont ainsi permettre de sous estimer  cette opposition factice longtemps entretenue entre « science de l’information et bibliothéconomie ». Comme le disent Denis Varloot et Serge Chambaud, avec les Ntic, « on pourra enfin réduire l’irritante antinomie entre conservation et consultation ». L’avènement des Ntic a permis de mettre en ligne, et, de rendre plus lisibles les sources d’information, que sont les bibliothèques et facilement accessibles les gisements d’information qu’elles conservaient. Les Ntic ont fait naître de nouvelles contraintes à gérer dans les bibliothèques, tout comme dans les centres de documentation, notamment, la sélection et la mise à disposition de ce que J. Jakobiac appelle « l’information critique ». La veille technologique (veille stratégique) et l’intelligence économique apparaissent ainsi dans les bibliothèques et prennent une place importante parmi les nouveaux axes de recherche en bibliothéconomie à travers la Bibliométrie. Les Ntic ont ainsi bouleversé rapidement les habitudes de traitement des informations. Grâce aux nouvelles technologies, notamment la numérisation, les capacités de stockage augmentent sans cesse, les transferts sont facilités par le biais du téléchargement, des analyses automatiques sont pratiquées sur des corpus de plus en plus grands.
TATDJA TCHUINGUE Christophe, Bibliothécaire

Choix du logiciel documentaire dans une bibliothèque

Avant Propos

Plusieurs bibliothèques de nos jours ont des difficultés à choisir un logiciel documentaire pour informatiser leurs fonds documentaires. Cet article aborde le concept d’informatique documentaire, la typologie des logiciels documentaires et enfin le choix du logiciel proprement dit.
L’informatique documentaire est née dans les années 1960 pour devenir aujourd’hui une technique bien prisée de la société de l’information. En effet, dans une société où la recherche de l’information est devenue une préoccupation quotidienne, l’informatique documentaire n’est plus simplement l’apanage des professionnels de l'information documentaire mais bien au contraire, celui  d’un public professionnel bien large et bien au-delà du grand public.
Le choix de ce logiciel peut s’expliquer par au moins trois raisons :    

• Le logiciel CD ISIS s’est depuis plusieurs décennies imposé dans les bibliothèques et centre de documentation des pays en développement à cause de son accessibilité (gratuité, convivialité, évolutivité et accessibilité de la formation etc.)
• Les spécialistes de l’information documentaires sont de plus en plus appelés à mettre en ligne leur base de données bibliographiques, si ce n’est qu’on leur demande de conduire tout le projet de création du site web de l’organisme qui les emploie.
• Enfin la maîtrise des processus de mise en ligne des ressources d’une bibliothèque est devenue une nécessité pour tous les spécialistes de l’information documentaire en raison des nouvelles exigences d’une clientèle fortement motivée par le développent des TIC.

I - TYPOLOGIE DES LOGICIELS DOCUMENTAIRES

Il existe principalement deux grandes catégories de logiciels documentaires. La première catégorie est constituée de "logiciels à champs" tandis que la seconde comporte des logiciels de texte intégral. Il faut ajouter à ceux là les logiciels de gestion de bibliothèque.

I.1 - Les logiciels à champs
C'est l'ensemble des logiciels qui permettent de gérer l’information structurée en divers champs. C'est le cas des logiciels de gestion des références bibliographiques respectant plus ou moins les normes de description en vigueur. C’est dans cette catégorie qu’il faut ranger le logiciel CDS-ISIS produit sous l’égide de l’UNESCO destiné aux pays en voie de développement et les bibliothèques et centres de documentation travaillant avec ces pays. Le logiciel Texto devenu aujourd'hui CINDOC fait partie de cette catégorie, de même que JLB Doc etc.
On peut aussi ajouter dans cette catégorie certains logiciels de GED (Gestion électronique de document) apparus avec le développement de la numérisation. Le premier logiciel à avoir été développé pour la GED sous l'environnement WINDOWS fut Taurus. Développé pour les besoins de la documentation technique, Taurus est un système de gestion de documents numérisés avec un noyau documentaire qui relève de l’informatique à champs.

I.2 - Les logiciel de texte intégral
Avec l'évolution de la technique, il est maintenant possible de stocker du texte intégral sous format numérique. Une nouvelle génération de logiciels est apparue pour répondre à ce besoin : retrouver des informations dans la grande masse de texte intégral. Pour se faire, l'informatique s'est servi des techniques de linguistique. Un des plus beaux exemples de cette catégorie de logiciels est Spirit. A partir de cette technologie héritée de la linguistique sont nés tous les logiciels qu’on nomme aujourd’hui moteurs de recherche (search engines en anglais) dont les meilleurs exemples sont présents sur Internet.      

 Les moteurs  de recherche sont la suite logique et le développement des logiciels de texte intégral. Ils sont capables de rechercher des informations dans une masse de données non structurées tels que des fichiers de traitement de texte. Ils tiennent compte de la position des mots recherchés dans le corpus de documents leur synonymie, leur sens, leur proximité phonétique… Plusieurs techniques linguistiques sont applicables, voire cumulables. Certains moteurs de recherche sont capables de présenter des résultats de recherche par ordre de pertinence : C'est le principe de la pondération (l'exemple de copernic). Plusieurs moteurs de recherche sont disponibles gratuitement sur internet. Il s'agit de : Google (version française : http://www.google.fr/ version consacrée au Sénégal file:///C:/WINDOWS/Desktop/www.google.sn) ; HotBot (version française : http://www.hotbot.fr/) ; Voilà http://www.voila.fr/ ; All the Web (http://file:///C:/WINDOWS/Desktop/www.alltheweb.com) qui utilise 48 langues directement etc.


I.3 - Les logiciels de gestion de bibliothèque
Les logiciels de gestion de bibliothèque ne constituent pas à proprement parler une catégorie de logiciels :
"Ils ont à la base, un noyau documentaire classique, relevant de l’informatique à champs, afin de référencer la totalité du fonds documentaire possédé par une bibliothèque. A cette base s’ajoute :  

• Des modules de description d’autres supports tels que cédéroms, vidéocassettes, disques compacts audio, etc.
• Des modules permettant de suivre toute la chaîne de vie d’un document, depuis sa sélection en vue de l’acquisition jusqu’à sa disparition, en passant par sa présence dans la médiathèque.     
• Des modules permettant de gérer les prêts, c’est-à-dire d’enregistrer non seulement les ouvrages mais les emprunteurs, les emprunts, les retards, le réservations, etc. avec, le cas échéant, des applications d’édition automatique de lettres de relance." (d'après Didier Frochot, 2003)    

II – LA GESTION DOCUMENTAIRE EN LIGNE (Système de gestion de contenu)

Le Système de gestion de contenu communément appelé CMS (Content Mangement System CMS) est un programme informatique accessible par un navigateur, permettant la gestion du contenu d'un site web sans aucune nécessité d'avoir des connaissances avancées en programmation de pages web. Les CMS permettent la création de sites web dynamiques souvent destinés à des sites communautaires, associatifs ou des sites d'actualité (exemple, MAMBO, PHP-Nuke, ZOPE). Cependant chaque domaine d'activité a développé des systèmes de gestion de contenu adaptés à son champ d'intervention. C'est ainsi que sont apparus un certain nombre de CMS destinés à la gestion documentaire en ligne.

Il existe aujourd'hui plusieurs outils orientés à la gestion documentaire proprement dite. Les outils de gestion documentaire en ligne sont de plus en plus utilisés dans les bibliothèques et centre de documentation soucieux de diffuser le plus largement possible leurs ressources informationnelles. Dans les pays du Sud, le plus connu d’entre eux est GENISIS WEB. Il permet de mettre en ligne (et même sur CD avec Genisis CD) des bases de données réalisées à partir du logiciel CDS ISIS. D’autres outils moins bien connus en Afrique sont cependant en train de se faire un nom dans la vaste gamme des outils de gestion documentaire en ligne. Nous en citerons particulièrement : Bibliopéra, Greenstone, Koha, Moccam etc.
Nous vous proposons ici une synthèse réalisée à partir du site web freebiblio.info tout en vous invitant à consulter les sites officiels de ces outils pour des explications plus avancées et même la possibilité de télécharger le logiciel et son manuel d'utilisation.
CDS ISIS (d'après le site de l'UNESCO):
CDS/ISIS est un logiciel de stockage et récupération de l'information, en particulier celle non numérique. Il a été développé par l'UNESCO depuis 1985 pour satisfaire la demande exprimée par beaucoup d'institutions, spécialement dans les pays en voie de développement, et ainsi les aider dans la mise en place de leurs activités de traitement de l'information par des technologies modernes et relativement peu coûteuses.
Au tout début, ce logiciel était basé sur la version mainframe de CDS/ISIS, qui a débuté dans les années 1960, afin de profiter de nombreuses années d'expérience dans le développement de logiciels de gestion de bases de données. Depuis quelques années, il existe une application dénommée GENISIS WEB qui permet de mettre en ligne des bases de données ISIS. Cette application tourne le plus souvent sous le serveur APPACHE. Elle permet le paramétrage de formulaires d'interrogation et affiche les résultats d'une recherche aussi bien en format simple que détaillé. La version 2 de GENISIS a été conçue par la défunte association IBISCUS. Son code sources (en visual basic) programmé par Pierre CHABERT est également librement disponible. (Nous proposons dans le module 2 de ce séminaire la mise en ligne d'une base de données ISIS). Une version du logiciel CDS-ISIS est livrée avec le Guide de l'apprenant de même qu'il est possible d'en télécharger une copie dans les outils proposés dans le site de l'EBAD.

PMB
PMB (PhpMyBibli ) est un logiciel libre permettant de gérer l'essentiel des tâches d'une bibliothèque. Ce logiciel est basé sur la technologie web (application web) et fonctionne principalement sur un serveur http; utilisant la base de données MYSQL pour le stockage des données et le langage PHP pour la génération de formulaires d'interrogation de la base.
Les principales fonctionnalités de PMB sont les suivantes :

• Le support du format UNIMARC     
• La gestion des autorités (responsables, éditeurs, collections, matières...)           
• La gestion du prêt, des réservations, des emprunteurs...         
• La possibilité de cataloguer des ressources électroniques      
• La possibilité d’importer des notices                            
• Un OPAC pour un accès au catalogue informatisé en ligne      
• La gestion des périodiques              
• Une administration simplifiée pouvant être assurée par le personnel de la bibliothèque »

BibliOpera
Bibliopéra est une application libre (sous licence GPL), permettant la gestion d'informations bibliographiques et leur diffusion sur Internet. Cet outil veut se placer à la frontière des logiciels de gestion d'informations bibliographiques (information dématérialisée) et des logiciels de gestion de bibliothèque (respect de normes, environnement Multi-Utilisateurs, etc.). Bibliopéra offre ainsi la possibilité d’une présentation de l’information paramétrable ; l'indexation hiérarchique ou par mots-clés ; la gestion étendue de "listes d'autorités" de même que la possibilité d'importer des références bibliographiques. 

Site officiel : www.bibliopera.mom.fr/
 
Greenstone
Greenstone est une suite de logiciels pour la construction et la distribution de collections de bibliothèques numériques. Elle fournit (d'après les auteurs) une nouvelle manière d'organiser et de publier de l'information sur Internet et sur CD-ROM. Greenstone est produit par le New Zeland Digital Library Project à l'Université de Waikato, il est développé et distribué en collaboration avec l'UNESCO et l'ONG Human info. C'est un logiciel libre et gratuit, multilingue, édité sous les termes de GNU General Public License.      

Site officiel : www.greenstone.org/cgi-bin/library

Koha
Koha est un système intégré de bibliothèque libre. Tout comme Grenstone, Koha est produit en Nouvelle Zélande par le Horowhenua Library Trust et Katipo Communications Ltd, Koha est un package complet comprenant le catalogue, l'opac, la circulation et les acquisitions.
Développé aujourd'hui par un groupe de volontaires du monde entier, koha propose un système complet de catalogage, client z3950, circulation, acquisition et opac. La version 2.0 est multilingue et gère la norme MARC dans ses différentes déclinaisons (UNIMARC, MARC21)             

Site francophone de koha : www.koha-fr.org/article.php3?id_article=31

Moccam              
MoCCAM (Mon Catalogue Collectif A Moi) est un logiciel libre et gratuit qui permet à des bibliothèques de lecture publique ou à des bibliothèques de communes de mettre en réseau plusieurs bibliothèques équipées de logiciels différents.            

Site officiel de Moccam : http://www.moccam.fr/     

III - Le choix du logiciel

Contrairement à la mort annoncée du papier (livre notamment) liée au développement de TIC, le constat est qu'aujourd'hui on accorde une plus grande estime aux professionnels de l'information documentaire qui ont su se valoriser davantage grâce aux possibilités "documentaires" qu'offrent les TIC. Cette valorisation de la profession documentaire est sans aucun doute le résultat du travail des professionnels de l'ID mais aussi et surtout des nouvelles compétences qui permettent d'augmenter les performances du documentaliste et au rang desquelles il convient de citer la maîtrise de l’outil informatique destiné à une application documentaire.
Au-delà de la maîtrise de l’utilisation courante de l'outil, tout spécialiste de l'ID doit aussi savoir choisir dans une offre abondante ce qui répondra le mieux, matériel et logiciel, aux besoins présents et futurs de l’unité documentaire dont il a la charge. Ce choix ne doit donc pas relever du seul bon vouloir de l'informaticien mais il doit se faire sous la conduite du responsable de la bibliothèque, de l'archiviste en chef ou du documentaliste. Au-delà du choix des outils, tout professionnel de l'information documentaire doit être en mesure de concevoir et mettre en place la base de données documentaires qu'il met à disposition de ses utilisateurs.
Dans le choix des outils logiciels, plusieurs critères apparaissent, qui sont les mêmes pour un documentaliste que pour tout autre métier:                                                                                                                                                                        

• l’intégration de l’outil du documentaliste dans le réseau de la structure, qui doit bien sûr assurer les missions du documentaliste, très spécifiques et qui requièrent des fonctions faites sur mesure pour lui ; mais outre ces fonctions, il est essentiel de permettre la communication en dehors de l’UD ;
• le coût d’achat et de possession ensuite ; les unités documentaires sont souvent considérées comme un poste de dépenses dont le retour sur investissement est difficile à mesurer, les dépenses importantes occasionnées par l’informatisation ou la réinformatisation sont toujours à justifier ;           
• la compatibilité ascendante et descendante du logiciel choisi, c’est-à-dire la pérennité de ces choix : il est maintenant certain que le logiciel choisi aujourd’hui ne sera plus suffisant dans quelques années, s’il est encore maintenu par son éditeur ; et surtout, il est probable que quelque soit le logiciel choisi, même s’il s’agit du successeur de celui utilisé dans l’unité documentaire, il sera nécessaire d’effectuer une migration des données d’un logiciel vers l’autre, ce qui est toujours une question cruciale. Malheureusement, l’informatique est loin de permettre une automatisation systématique de ces tâches, et bien souvent, les données sont en partie perdues ; il est au minimum nécessaire de les reprendre dans le nouveau format." (Sébastien Thébault)

Conclusion

Face au développement des TIC et de l'internet en particulier, bien des bibliothèques et centres de documentation ont opté pour une visibilité sur le web. Ils mettent en place des bibliothèques virtuelles et portails documentaires qui sont le reflet des fonds disponibles dans les bibliothèques et centres de documentation. Aussi il est bien souvent possible d'interroger via l'internet la base de données bibliographiques d'une bibliothèque avant de s'y rendre muni de la liste des références que l'on souhaite consulter. Il est donc plus que valorisant pour un professionnel de l'information documentaire de savoir mettre en ligne ses bases de données.

EYANGO MOUEN FABRICE, INSPECTEUR DE LA DOCUMENTATION
UNIVERSITE YAOUNDE I