Choix du logiciel documentaire dans une bibliothèque

Avant Propos

Plusieurs bibliothèques de nos jours ont des difficultés à choisir un logiciel documentaire pour informatiser leurs fonds documentaires. Cet article aborde le concept d’informatique documentaire, la typologie des logiciels documentaires et enfin le choix du logiciel proprement dit.
L’informatique documentaire est née dans les années 1960 pour devenir aujourd’hui une technique bien prisée de la société de l’information. En effet, dans une société où la recherche de l’information est devenue une préoccupation quotidienne, l’informatique documentaire n’est plus simplement l’apanage des professionnels de l'information documentaire mais bien au contraire, celui  d’un public professionnel bien large et bien au-delà du grand public.
Le choix de ce logiciel peut s’expliquer par au moins trois raisons :    

• Le logiciel CD ISIS s’est depuis plusieurs décennies imposé dans les bibliothèques et centre de documentation des pays en développement à cause de son accessibilité (gratuité, convivialité, évolutivité et accessibilité de la formation etc.)
• Les spécialistes de l’information documentaires sont de plus en plus appelés à mettre en ligne leur base de données bibliographiques, si ce n’est qu’on leur demande de conduire tout le projet de création du site web de l’organisme qui les emploie.
• Enfin la maîtrise des processus de mise en ligne des ressources d’une bibliothèque est devenue une nécessité pour tous les spécialistes de l’information documentaire en raison des nouvelles exigences d’une clientèle fortement motivée par le développent des TIC.

I - TYPOLOGIE DES LOGICIELS DOCUMENTAIRES

Il existe principalement deux grandes catégories de logiciels documentaires. La première catégorie est constituée de "logiciels à champs" tandis que la seconde comporte des logiciels de texte intégral. Il faut ajouter à ceux là les logiciels de gestion de bibliothèque.

I.1 - Les logiciels à champs
C'est l'ensemble des logiciels qui permettent de gérer l’information structurée en divers champs. C'est le cas des logiciels de gestion des références bibliographiques respectant plus ou moins les normes de description en vigueur. C’est dans cette catégorie qu’il faut ranger le logiciel CDS-ISIS produit sous l’égide de l’UNESCO destiné aux pays en voie de développement et les bibliothèques et centres de documentation travaillant avec ces pays. Le logiciel Texto devenu aujourd'hui CINDOC fait partie de cette catégorie, de même que JLB Doc etc.
On peut aussi ajouter dans cette catégorie certains logiciels de GED (Gestion électronique de document) apparus avec le développement de la numérisation. Le premier logiciel à avoir été développé pour la GED sous l'environnement WINDOWS fut Taurus. Développé pour les besoins de la documentation technique, Taurus est un système de gestion de documents numérisés avec un noyau documentaire qui relève de l’informatique à champs.

I.2 - Les logiciel de texte intégral
Avec l'évolution de la technique, il est maintenant possible de stocker du texte intégral sous format numérique. Une nouvelle génération de logiciels est apparue pour répondre à ce besoin : retrouver des informations dans la grande masse de texte intégral. Pour se faire, l'informatique s'est servi des techniques de linguistique. Un des plus beaux exemples de cette catégorie de logiciels est Spirit. A partir de cette technologie héritée de la linguistique sont nés tous les logiciels qu’on nomme aujourd’hui moteurs de recherche (search engines en anglais) dont les meilleurs exemples sont présents sur Internet.      

 Les moteurs  de recherche sont la suite logique et le développement des logiciels de texte intégral. Ils sont capables de rechercher des informations dans une masse de données non structurées tels que des fichiers de traitement de texte. Ils tiennent compte de la position des mots recherchés dans le corpus de documents leur synonymie, leur sens, leur proximité phonétique… Plusieurs techniques linguistiques sont applicables, voire cumulables. Certains moteurs de recherche sont capables de présenter des résultats de recherche par ordre de pertinence : C'est le principe de la pondération (l'exemple de copernic). Plusieurs moteurs de recherche sont disponibles gratuitement sur internet. Il s'agit de : Google (version française : http://www.google.fr/ version consacrée au Sénégal file:///C:/WINDOWS/Desktop/www.google.sn) ; HotBot (version française : http://www.hotbot.fr/) ; Voilà http://www.voila.fr/ ; All the Web (http://file:///C:/WINDOWS/Desktop/www.alltheweb.com) qui utilise 48 langues directement etc.


I.3 - Les logiciels de gestion de bibliothèque
Les logiciels de gestion de bibliothèque ne constituent pas à proprement parler une catégorie de logiciels :
"Ils ont à la base, un noyau documentaire classique, relevant de l’informatique à champs, afin de référencer la totalité du fonds documentaire possédé par une bibliothèque. A cette base s’ajoute :  

• Des modules de description d’autres supports tels que cédéroms, vidéocassettes, disques compacts audio, etc.
• Des modules permettant de suivre toute la chaîne de vie d’un document, depuis sa sélection en vue de l’acquisition jusqu’à sa disparition, en passant par sa présence dans la médiathèque.     
• Des modules permettant de gérer les prêts, c’est-à-dire d’enregistrer non seulement les ouvrages mais les emprunteurs, les emprunts, les retards, le réservations, etc. avec, le cas échéant, des applications d’édition automatique de lettres de relance." (d'après Didier Frochot, 2003)    

II – LA GESTION DOCUMENTAIRE EN LIGNE (Système de gestion de contenu)

Le Système de gestion de contenu communément appelé CMS (Content Mangement System CMS) est un programme informatique accessible par un navigateur, permettant la gestion du contenu d'un site web sans aucune nécessité d'avoir des connaissances avancées en programmation de pages web. Les CMS permettent la création de sites web dynamiques souvent destinés à des sites communautaires, associatifs ou des sites d'actualité (exemple, MAMBO, PHP-Nuke, ZOPE). Cependant chaque domaine d'activité a développé des systèmes de gestion de contenu adaptés à son champ d'intervention. C'est ainsi que sont apparus un certain nombre de CMS destinés à la gestion documentaire en ligne.

Il existe aujourd'hui plusieurs outils orientés à la gestion documentaire proprement dite. Les outils de gestion documentaire en ligne sont de plus en plus utilisés dans les bibliothèques et centre de documentation soucieux de diffuser le plus largement possible leurs ressources informationnelles. Dans les pays du Sud, le plus connu d’entre eux est GENISIS WEB. Il permet de mettre en ligne (et même sur CD avec Genisis CD) des bases de données réalisées à partir du logiciel CDS ISIS. D’autres outils moins bien connus en Afrique sont cependant en train de se faire un nom dans la vaste gamme des outils de gestion documentaire en ligne. Nous en citerons particulièrement : Bibliopéra, Greenstone, Koha, Moccam etc.
Nous vous proposons ici une synthèse réalisée à partir du site web freebiblio.info tout en vous invitant à consulter les sites officiels de ces outils pour des explications plus avancées et même la possibilité de télécharger le logiciel et son manuel d'utilisation.
CDS ISIS (d'après le site de l'UNESCO):
CDS/ISIS est un logiciel de stockage et récupération de l'information, en particulier celle non numérique. Il a été développé par l'UNESCO depuis 1985 pour satisfaire la demande exprimée par beaucoup d'institutions, spécialement dans les pays en voie de développement, et ainsi les aider dans la mise en place de leurs activités de traitement de l'information par des technologies modernes et relativement peu coûteuses.
Au tout début, ce logiciel était basé sur la version mainframe de CDS/ISIS, qui a débuté dans les années 1960, afin de profiter de nombreuses années d'expérience dans le développement de logiciels de gestion de bases de données. Depuis quelques années, il existe une application dénommée GENISIS WEB qui permet de mettre en ligne des bases de données ISIS. Cette application tourne le plus souvent sous le serveur APPACHE. Elle permet le paramétrage de formulaires d'interrogation et affiche les résultats d'une recherche aussi bien en format simple que détaillé. La version 2 de GENISIS a été conçue par la défunte association IBISCUS. Son code sources (en visual basic) programmé par Pierre CHABERT est également librement disponible. (Nous proposons dans le module 2 de ce séminaire la mise en ligne d'une base de données ISIS). Une version du logiciel CDS-ISIS est livrée avec le Guide de l'apprenant de même qu'il est possible d'en télécharger une copie dans les outils proposés dans le site de l'EBAD.

PMB
PMB (PhpMyBibli ) est un logiciel libre permettant de gérer l'essentiel des tâches d'une bibliothèque. Ce logiciel est basé sur la technologie web (application web) et fonctionne principalement sur un serveur http; utilisant la base de données MYSQL pour le stockage des données et le langage PHP pour la génération de formulaires d'interrogation de la base.
Les principales fonctionnalités de PMB sont les suivantes :

• Le support du format UNIMARC     
• La gestion des autorités (responsables, éditeurs, collections, matières...)           
• La gestion du prêt, des réservations, des emprunteurs...         
• La possibilité de cataloguer des ressources électroniques      
• La possibilité d’importer des notices                            
• Un OPAC pour un accès au catalogue informatisé en ligne      
• La gestion des périodiques              
• Une administration simplifiée pouvant être assurée par le personnel de la bibliothèque »

BibliOpera
Bibliopéra est une application libre (sous licence GPL), permettant la gestion d'informations bibliographiques et leur diffusion sur Internet. Cet outil veut se placer à la frontière des logiciels de gestion d'informations bibliographiques (information dématérialisée) et des logiciels de gestion de bibliothèque (respect de normes, environnement Multi-Utilisateurs, etc.). Bibliopéra offre ainsi la possibilité d’une présentation de l’information paramétrable ; l'indexation hiérarchique ou par mots-clés ; la gestion étendue de "listes d'autorités" de même que la possibilité d'importer des références bibliographiques. 

Site officiel : www.bibliopera.mom.fr/
 
Greenstone
Greenstone est une suite de logiciels pour la construction et la distribution de collections de bibliothèques numériques. Elle fournit (d'après les auteurs) une nouvelle manière d'organiser et de publier de l'information sur Internet et sur CD-ROM. Greenstone est produit par le New Zeland Digital Library Project à l'Université de Waikato, il est développé et distribué en collaboration avec l'UNESCO et l'ONG Human info. C'est un logiciel libre et gratuit, multilingue, édité sous les termes de GNU General Public License.      

Site officiel : www.greenstone.org/cgi-bin/library

Koha
Koha est un système intégré de bibliothèque libre. Tout comme Grenstone, Koha est produit en Nouvelle Zélande par le Horowhenua Library Trust et Katipo Communications Ltd, Koha est un package complet comprenant le catalogue, l'opac, la circulation et les acquisitions.
Développé aujourd'hui par un groupe de volontaires du monde entier, koha propose un système complet de catalogage, client z3950, circulation, acquisition et opac. La version 2.0 est multilingue et gère la norme MARC dans ses différentes déclinaisons (UNIMARC, MARC21)             

Site francophone de koha : www.koha-fr.org/article.php3?id_article=31

Moccam              
MoCCAM (Mon Catalogue Collectif A Moi) est un logiciel libre et gratuit qui permet à des bibliothèques de lecture publique ou à des bibliothèques de communes de mettre en réseau plusieurs bibliothèques équipées de logiciels différents.            

Site officiel de Moccam : http://www.moccam.fr/     

III - Le choix du logiciel

Contrairement à la mort annoncée du papier (livre notamment) liée au développement de TIC, le constat est qu'aujourd'hui on accorde une plus grande estime aux professionnels de l'information documentaire qui ont su se valoriser davantage grâce aux possibilités "documentaires" qu'offrent les TIC. Cette valorisation de la profession documentaire est sans aucun doute le résultat du travail des professionnels de l'ID mais aussi et surtout des nouvelles compétences qui permettent d'augmenter les performances du documentaliste et au rang desquelles il convient de citer la maîtrise de l’outil informatique destiné à une application documentaire.
Au-delà de la maîtrise de l’utilisation courante de l'outil, tout spécialiste de l'ID doit aussi savoir choisir dans une offre abondante ce qui répondra le mieux, matériel et logiciel, aux besoins présents et futurs de l’unité documentaire dont il a la charge. Ce choix ne doit donc pas relever du seul bon vouloir de l'informaticien mais il doit se faire sous la conduite du responsable de la bibliothèque, de l'archiviste en chef ou du documentaliste. Au-delà du choix des outils, tout professionnel de l'information documentaire doit être en mesure de concevoir et mettre en place la base de données documentaires qu'il met à disposition de ses utilisateurs.
Dans le choix des outils logiciels, plusieurs critères apparaissent, qui sont les mêmes pour un documentaliste que pour tout autre métier:                                                                                                                                                                        

• l’intégration de l’outil du documentaliste dans le réseau de la structure, qui doit bien sûr assurer les missions du documentaliste, très spécifiques et qui requièrent des fonctions faites sur mesure pour lui ; mais outre ces fonctions, il est essentiel de permettre la communication en dehors de l’UD ;
• le coût d’achat et de possession ensuite ; les unités documentaires sont souvent considérées comme un poste de dépenses dont le retour sur investissement est difficile à mesurer, les dépenses importantes occasionnées par l’informatisation ou la réinformatisation sont toujours à justifier ;           
• la compatibilité ascendante et descendante du logiciel choisi, c’est-à-dire la pérennité de ces choix : il est maintenant certain que le logiciel choisi aujourd’hui ne sera plus suffisant dans quelques années, s’il est encore maintenu par son éditeur ; et surtout, il est probable que quelque soit le logiciel choisi, même s’il s’agit du successeur de celui utilisé dans l’unité documentaire, il sera nécessaire d’effectuer une migration des données d’un logiciel vers l’autre, ce qui est toujours une question cruciale. Malheureusement, l’informatique est loin de permettre une automatisation systématique de ces tâches, et bien souvent, les données sont en partie perdues ; il est au minimum nécessaire de les reprendre dans le nouveau format." (Sébastien Thébault)

Conclusion

Face au développement des TIC et de l'internet en particulier, bien des bibliothèques et centres de documentation ont opté pour une visibilité sur le web. Ils mettent en place des bibliothèques virtuelles et portails documentaires qui sont le reflet des fonds disponibles dans les bibliothèques et centres de documentation. Aussi il est bien souvent possible d'interroger via l'internet la base de données bibliographiques d'une bibliothèque avant de s'y rendre muni de la liste des références que l'on souhaite consulter. Il est donc plus que valorisant pour un professionnel de l'information documentaire de savoir mettre en ligne ses bases de données.

EYANGO MOUEN FABRICE, INSPECTEUR DE LA DOCUMENTATION
UNIVERSITE YAOUNDE I