Informatisier une bibliothèque ou un centre de documentationE DOCUMENTATION

Avant propos

Nous sommes au 21ème siècle : le siècle des lumières et la renaissance sont passés. Nous,  en tant que documentaliste ou bibliothécaire, nous devons nous demander que soit ce que ce siècle a apporté comme innovation dans notre domaine par rapport au 19 ème siècle par exemple. L’utilisation du mobile portable dans la vie de tous les jours permet de comparer le 19ème siècle et le notre sans compter les améliorations sur le plan informatique.
L’informatique permet l’automatisation de la plus grande partie de nos tâches. Ainsi  contrairement au siècle passé lorsque nous entrons dans les bibliothèques modernes nous voyons des ordinateurs un peu partout.. Au Cameroun beaucoup de nos bibliothèques ne comprennent  pas le bienfondé de l’informatisation.
Certaines se hâtent de mettre des ordinateurs un peu partout dans la bibliothèque mais le « travail de fonds n’ est pas entamé ». Beaucoup se perdent dans des concepts théoriques de formation du personnel, formations qui ne durent parfois que deux ou trois jours et après trois mois un des employés  ou plutôt 90% des bibliothécaires formés seront incapables de former une autre personne. Mais ce n’est pas le sujet de cet article. Cet article nous permettra de mieux appréhender l’utilité de l’informatisation dans une bibliothèque. Nous voulons montrer qu’il est important d’informatiser sa bibliothèque pour s’arrimer aux nouvelles technologies exploitables.

1) Pourquoi informatiser une  bibliothèque ?

Dans un processus de gestion manuelle de la bibliothèque, 10 outils sont nécessaires :

• 4 outils pour gérer les documents : l’inventaire, le catalogue « auteurs », le catalogue « titres », le catalogue« sujets »
• 3 outils pour gérer les prêts : la fiche d’inscription du lecteur, la pochette de transaction, la fiche de prêt du livre
• 3 outils pour tenir les statistiques : la feuille de brouillon, les grilles mensuelles, le récapitulatif annuel.

Une gestion informatisée peut gérer toutes ces fonctions avec seulement 3 outils : le fichier des notices bibliographiques, le fichier des exemplaires, le fichier des lecteurs.

2) L’informatique fait-elle gagner du temps ?

L’informatisation prend du temps au départ (formation, paramétrage, saisie rétrospective) mais permet ensuite des gains de productivité (exemples : prêts, statistiques) et surtout une amélioration de la qualité de la gestion (exemples :
recherche documentaire, lettres de rappel, rapport d’activité, dépouillement de périodiques, etc.). Le gain de temps se fait ressentir lorsqu’un usager a besoin d’un document pour obtenir une information curiale. A ce moment il va interroger la base de données pour trouver le document. Imaginez un seul instant s’il fallait trouver le document manuellement ou en parcourant chaque étage pour un bibliothèque de 300000 documents.

3) Ce que l’informatisation ne résout pas

On ne peut se dispenser du savoir-faire indispensable à la bonne gestion de toute bibliothèque : il faut savoir choisir les documents, les cataloguer et les indexer. Il faut former le personnel à l’utilisation de ces nouvelles technologies. Il y aura cependant des tâches qui ne seront pas informatisées malgré le fait que des logiciels tels que ELECTRE s’évertue à fournir une liste de documents catalogués.

4) Quelques erreurs à éviter

• acheter le matériel puis différer l’achat du logiciel : le matériel se périme et n’est plus adapté à la dernière version du logiciel choisi. De même il vaut mieux suivre les recommandations du fournisseur de logiciel pour l’achat de matériel.
• fabriquer un système « maison » qui pose notamment des problèmes de portabilité (impossibilité de récupérer la totalité des données pour une récupération sur un autre logiciel)
• récupérer un vieil ordinateur que la mairie vient de réformer ou acheter un matériel d’occasion.

5) Comment fonctionne une bibliothèque informatisée ?

• Les fichiers se composent d’enregistrements (un enregistrement = une notice bibliographique, un exemplaire ou un emprunteur), structurés en champs (un champ = zone de la collection, le statut de l’ouvrage, la profession du lecteur)
• Le fichier des notices bibliographiques comprend les données suivantes : numéro de notice, titre, auteur, année d’édition, collation, collection, vedettes matières, indices systématiques, numéros des exemplaires liés, compteurs pour les statistiques
• Le fichier des exemplaires comprend : numéro d’exemplaire (reporté sur code-barres livre), numéro de notice liée, bibliothèque, section, cote, numéro de l’emprunteur actuel, date du prêt actuel, compteur pour les statistiques
• Le fichier des emprunteurs comprend : numéro d’emprunteur (reporté sur code-barres carte lecteur), nom, adresse, sexe, année de naissance, catégorie socioprofessionnelle, date d’inscription, droit au prêt (nombre de documents et durée), numéros des exemplaires empruntés, compteurs pour les statistiques.
• Il existe des fichiers annexes : qui peuvent gérer d’autres informations (exemple : le fichier des fournisseurs) ou qui garantissent la cohérence des informations saisies (les fichiers d’autorités).
• Le code-barres (sur étiquettes exemplaires et sur cartes d’emprunteurs) n’est qu’un numéro à lecture optique (il peut être tapé au clavier) et ne contient aucune autre information.
• Les traitements réalisés par un système informatique utilisent un ou plusieurs fichiers principaux, entre lesquels ils établissent des liens : le catalogage crée (ou récupère) une notice puis la lie à un ou plusieurs exemplaires, le prêt lie un emprunteur avec un exemplaire, la recherche documentaire choisit une notice bibliographique à partir de l’un de ses champs et l’affiche avec ses exemplaires liés et leur disponibilité, l’édition de lettres de relance consiste à rechercher les exemplaires dont la date de retour est dépassée puis à rechercher les emprunteurs liés à ces exemplaires.
• L’OPAC (Open Public Acess Catalogue) est un module de recherche documentaire accessible au public.

6) Le cahier des charges

La rédaction d’un cahier des charges permet de choisir parmi les offres du marché, la solution la plus proche de ses besoins. Il doit définir les besoins autour de 3 données essentielles :

• le « noyau dur » des fonctions à informatiser en deçà duquel la solution ne peut pas fonctionner : la gestion des notices bibliographiques, des exemplaires et des emprunteurs. Pour les petites bibliothèques, qui ne possèdent Page 2 Informatiser la bibliothèque généralement qu’un exemplaire de chaque livre, on peut accepter que le fichier des exemplaires ne soit pas distinct de celui des notices bibliographiques à condition de retrouver tous les champs nécessaires.
• les exigences locales : taille de la bibliothèque (nombre maximal d’emprunteurs, de notices et exemplaires, de postes de travail), diversité des supports (documents sonores, vidéos), exigences qualitatives (type de recherche, auteurs secondaires, statistiques), modules supplémentaires (importation de notices bibliographiques à partir d’un cédérom, gestion des acquisitions, bulletinage des périodiques, catalogue sur Internet), possibilité d’exporter les notices au format Unimarc et ISO 2709, références du fournisseur (nombre de bibliothèques clientes, ancienneté de la société, proximité géographique), prix du logiciel (version monoposte, réseau), modalités et coûts de la maintenance.
• la compatibilité avec le système de la bibliothèque départementale : possibilité d’importer, à partir d’une disquette, selon les normes Unimarc et ISO 2709.

Conclusion

Au terme de cette analyse, nous pouvons dire que notre mission est très noble et mérite un certain professionnalisme quant à la satisfaction des usagers. Les usagers aimerai entrer en possession d’une information particulière et précise à l’instant T. Ils sont de plus en plus exigeants et c’est à nous de ne pas les décevoir. Le message ne s’adresse pas souvent à nous les professionnels parce que tous, nous sommes motivés par un désire de développement de nos institutions. Le message nous est  adressé pour nous fournir quelques pistes d’argumentation et aux dirigeants de nos structures pour que nous puissions arriver à nos fins.
Ainsi il ne s’agit pas d’ « informatiser pour informatiser », il faut déceler le besoin et les unités à informatiser  d’où le choix des logiciels. Le livre électronique ne remplacera jamais la version imprimée quoique l’on dise, de même l’ordinateur ou un robot ne remplacera jamais certaines tâches du bibliothécaire. Nous accusons toujours les dirigeants mais avons-nous fournit les bons arguments ? Paris  et Rome ne se sont pas construits en un seul jour la persévérance est de rigueur.

 EYANGO MOUEN FABRICE, INSPECTEUR DE LA DOCUMENTATION (BIBLIOTHEQUE UNIVERSITE YAOUNDE I)