• OPLM –Garoua 2014. Rapport de DJATANG MBANDJI Bertille

                       RELATION DES SERVICES DES ARCHIVES AVEC LA HIÉRARCHIE

                       par DJATANG MBANDJI Bertille, archiviste, La Régionale d'épargne et de crédit

            INTRODUCTION

•       L’Archivage au-delà de son apprentissage théorique dans nos écoles spécialisées du Cameroun est un véritable souci d’implémentation dans nos entreprises privées et étatiques de la place.

•       Bien qu’étant un métier en perpétuel mutation, ses concepts et son cadre pratique restent encore méconnus de nombreux entrepreneurs, chef d’entreprise et parfois même des gouvernants. D’ou le défi, à relever du corps des professionnels pour valoriser les enjeux d’un tel métier dans les organismes. Car, l’archivage apparaît  aujourd’hui comme un élément dynamique de la chaîne informationnelle de l’entreprise. Encore faut-il que l’archivage soit pratiqué selon des règles éprouvées en matière de collecte, de gestion et de pérennité des supports. Le respect des usages est d’autant plus important.

•       A cet effet, l’archivage dans le système managérial ne peut  être fluide sans la prise en compte des éléments ci-après :

•       Le respect des règles d’archivage ;

•       L’implémentation de la chaîne archivistique

•       Le personnel formé

                       Normes et règles archivistiques.

      Evoluant dans un secteur bancaire, la constitution des archives tourne autour des archives de production (contrats, conventions de compte, pièces comptables, documents relatifs aux investissements– équivalent à 80 % de l’ensemble). Ce secteur d’activité évoluant dans un environnement juridique toujours plus contraignant, les banques doivent obéir à des réglementations sourcilleuses en matière de traçabilité, comme la loi Sarbanes-Oxley, les règlements COBAC, celles de l’Autorité des marchés financiers. D’où une interpellation forte en matière d’archivage, Malheureusement le constat est amer, selon l’adage qui dit « loin des yeux, loin du cœur » ; du fait de son éloignement de la structure mère, le service des archives a tendance à tomber dans les oubliettes. Par conséquent, le service n’est pas considéré comme une « fonction support » de l’entreprise, faisant partie de la vie de l’entreprise, mais plutôt considéré comme un magasin d’entreposage. Pourtant une  bonne pratique archivistique doit reposer sur une capture de l’information, un versement selon un protocole fixé par un bordereau de versement et une bonne gestion du cycle de vie. Si une entreprise hésite à valider les procédures et normes d’archivages en leur sein, comment arriver à installer une traçabilité en matière d’archivage et implémenter un système fluide et fort ?

L’IMPLEMENTATION DE LA CHAINE ARCHIVISTIQUE

 L’implémentation de la chaîne archivistique implique la phase pratique et le  résultat.

 Les  difficultés perçues sont d’ordre organisationnel et fonctionnel : avec une personne en charge des archives, comment être efficaces dans la mise en place d’un système ? Absence des procédures, de centre de pré-archivage, de département, de partenariat avec des écoles de formation, de ressource humaine, de  personnel formé, de budget, d’outils et d’équipements nécessaires à son fonctionnement ; des locaux moins spacieux et équipés de manière non conventionnels…

•       Bref, tous ces défauts ne peuvent concourir à mettre en place une politique d’archivage respectant deux impératifs :

•       La création de correspondants  d’archives, relais indispensables pour prendre en compte les besoins des utilisateurs.

•        Le référentiel d’archivage nécessite un dialogue entre les producteurs de contenu et les archivistes.

   Notre combat est de faire de l’archivage une fonction reconnue et valorisée par le management et non une activité noyée dans le budget de la Logistique et son fonctionnement.

           LE PERSONNEL FORME

•       La formation du personnel est très importante dans la mise en place d’une politique d’archivage. Malheureusement nos dirigeants veulent des résultats sans vouloir s’impliquer.

•       A travers des séminaires, le personnel doit recevoir une formation sur l’importance du document et sa conservation.

•       Comme nous l’avions dit plus haut sans la validation des manuels et procédures proposés, il serait difficile de cultiver une mentalité archiviste dans l’entreprise.

             CONCLUSION

Sans l’apport de l’administration dans l’archivage, il est impensable voire impossible d’asseoir une politique d’archivage réelle. L’archivage doit être le poumon de l’administration. Fort est de constater que de nos jours les entreprises face  à la propagation de la numérisation veulent numériser leurs documents, ceci devient une solution rapide à leur problèmes d’archivage…

Il est certes vrai que l’archivage numérique est l’une des solutions pour l’accès rapide à l’information et à la pérennité de celle-ci, néanmoins, si jusqu’ici très peu de structures ont pu investir pour asseoir un système d’archivage fluide, comment envisager la numérisation en trainant derrière nous un travail inachevé ? Nous pensons qu’il serait judicieux de mettre en place les bases solides d’un archivage physique avant de se lancer dans un projet de numérisation.