BIBLIOTHEQUES ET MEDIAS: Comment les bibliothèques peuvent-elles communiquer efficacement avec les médias

I – Approche thématique

Le sujet de la communication des bibliothèques, dans le contexte camerounais et sans doute africain, soulèvent au moins quelques questions basiques qu’il est opportun de remettre sur la table.

1.      Problématique

Combien y a-t-il de bibliothèques à Yaoundé ? Il ne fait aucun doute que le commun des citoyens aura du mal à trouver la réponse à cette interrogation. Il faut aussi l’avouer, même les personnes dites averties dans le milieu, ne sauraient y répondre avec une exacte certitude. Plus encore, oser le questionnement sur le nombre de structures existantes ayant opté pour un domaine plus spécialisé encore serait clairement considérée comme une colle. Si l’on évoquait la mise à disposition des livres pour enfants par exemple. Il va s’en dire qu’il s’agit là d’un sous segment d’un des domaines de la spécialisation dans les bibliothèques.

Si on peut en parcourant les registres de bibliothèques se rendre à l’évidence que ce sont les mêmes noms qui reviennent pages après pages, que ce sont les mêmes qui fréquentent depuis des années les mêmes bibliothèques, que ce sont les mêmes qui empruntent les livres dans ces maisons, on ne peut s’empêcher de se poser une question qui résonne aussi comme un constat : Les bibliothèques communiquent-elles ? Si oui, comment et dans quel but ?

·         Sur la culture du livre

L’une des plaintes récurrentes servie par les bibliothèques, les maisons d’édition et autres professionnels du livre est qu’on lit peu ou presque pas chez nous. En terme savant, ils parlent d’un » absence de « culture de la lecture ». Des statistiques révèlent que dans notre contexte, un enfant entre en contact avec le livre lorsqu’il commence l’école. Entre 5 et 6 ans en moyenne. Il lui faut beaucoup de chance pour voir un de ses parents tenir régulièrement un ouvrage pendant une période plus ou moins déterminée au cours d’une semaine. Pourtant, sous d’autres cieux, dès les premières années de sa vie, l’enfant est habitué à écouter des contes qui lui sont lus, les soirs. Une personne lui fait la lecture des comptes en tenant entre les mains l’ouvrage qui contient les histoires en question. La curiosité et l’éveil de l’enfant le conduit peu à peu à s’approprier « l’instrument de fabrication des fables, anecdotes,… ».

Dès la tendre enfance, l’enfant est plus exposé aux produits des technologies de l’information et de la communication (Tic). Aussi, le tout petit à plus de chance d’entrer en contact avec le téléphone portable, l’ordinateur auquel il s’habitue. Par la suite, pas surprenant qu’il devienne hostile, réfractaire aux livres. Il ne parcourt les livres qu’en cas de nécessité (à l’école, pour un travail précis), ce qu’il perçoit comme une contrainte. Devant la résignation des différents maillons de la société à prendre le problème à bras le corps, les bibliothèques, derniers remparts, auraient-on pensé, donnent l’impression d’avoir elles aussi abdiquées.  Elles qui devraient en partie à travers l’initiation des jeunes à la lecture et au goût de l’odeur du livre, organisent à peine, pendant des vacances, pour la majorité d’entre-elles, des séances de lecture. Une option qui ne permet pas la vulgarisation du livre et par conséquence, pérennisent  « la non culture du livre ».

·         Sur le paradoxe du mutisme communicationnel

Aussi curieux que cela puisse paraitre, les bibliothèques sont comprises comme un sous ensemble de la communication. En tant que moyens ou outils de diffusion des connaissances. Et pourtant, il est de notoriété qu’elles ne communiquent pas assez ou plutôt elles ne communiquent pas, si ce n’est qu’elles communiquent mal. De toute façon, il y a lieu de reconnaitre que la communication de nos bibliothèques est déficitaire. Cette observation souligne le premier paradoxe de cet univers.

Le second paradoxe est basé sur le fait que l’absence ou l’insuffisance de communication pour les bibliothèques est contraire à une logique inhérente au tandem «communication-marketing ». Si l’on s’attarde sur la boisson Coca Cola, elle est en promotion de façon permanente, les publicités sur ladite boisson se comptent par centaines aujourd’hui. Il ne s’est jamais trouvé dans l’esprit des responsables de l’entreprise qui la fabrique de s’arrêter de communiquer sur cette boisson. Avec les Brasseries du Cameroun, les sociétés de téléphonies mobiles, c’est pareil. Ce sont, à l’observation, les plus grandes sociétés qui communiquent le plus. Il faut donc communiquer pour conquérir des parts dans un marché qui se renouvelle sans cesse mais aussi entretenir sa clientèle.

·         Sur le nécessaire devoir de s’adapter

En dépit des évolutions technologiques et de la diversité des outils de connaissances, le livre reste l’élément cardinal de l’acquisition des savoirs. Le livre en tant que volume constitué d'un grand nombre de feuilles de papier reliées ensemble, contenant du texte, des illustrations ou des partitions musicales et quoique concurrencés par d'autres produits (la radio, la télévision, le cinéma, le CD-ROM, voire le livre électronique bientôt) demeurent un instrument essentiel de la diffusion du savoir. Le livre continue d’ailleurs de nous apporter un précieux témoignage sur les connaissances, la pensée et l'état d'esprit des hommes qui nous ont précédés.

Au-delà de la pluralité des techniques et stratégies pédagogiques de transmission des données, face à la massification des métropoles, à la multiplication des activités et des pôles d’intérêts, il est de plus en plus admis qu’une structure qui ne communique pas n’existe pas. Les bibliothèques doivent apprendre, maitriser et développer la communication sur elles-mêmes et sur leurs produits. S’adapter ou mourir, cela parait de plus en plus un impératif.

2.      Examen des notions

Convenons donc que des structures doivent communiquer pour exister. Deux termes nous intéressent. Le verbe Communiquer et le mot structure.

Si communiquer renvoie trivialement à un échange de données, la structure quant à elle se définie comme une organisation stable et durable parfois complexe. Quelle qu’elle soit, la bibliothèque répond à cette connotation.

·         Qu’est-ce qu’une bibliothèque ?

Au Québec comme à Genève depuis 2001, le terme « document » est défini de manière englobant. Ainsi le document est : « l’ensemble des supports, y compris les supports numériques. » Les rédacteurs de la loi disent avoir voulu accorder une équivalence juridique et fonctionnelle aux documents quel qu’en soit le support. Sur un aspect purement descriptif  « le document est constitué d'information portée par un support. L'information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images. L'information peut être rendue au moyen de tout mode d'écriture, y compris d'un système de symboles réinscriptibles sous l'une de ces formes ou en un autre système de symboles ». Dans la même logique, les bases de données sont assimilées aux documents. Ce sont ces outils que regorgent les bibliothèques contemporaines.

La bibliothèque, on le sait, a cessé d’être le lieu de dépôt et de classification des documents globalement écrits pour devenir  un endroit public ou privé où sont réunis et classés des documents écrits, sonores, visuels, électroniques, etc. (livres, magazines, enregistrements sonores, films, bandes magnétiques, diapositives, cassettes vidéo et supports électroniques,) en vue de leur consultation.

·         Qu’est-ce donc que communiquer ?

La communication est l’ensemble des processus physiques et psychiques par lesquels s’effectue l’opération de mise en relation de une (ou plusieurs) personne(s) — l’émetteur — avec une (ou plusieurs) personne(s) — le récepteur —, en vue d’atteindre certains objectifs » disent D. Anzieu et J-Y. Martin (La dynamique des groupes restreints.) Dans Introduction à l’audiovisuel. J.H. Derome, j. Cloutier,  et Ch. Dumas (Centre Audio-visuel de l’université de Montréal, 1970, p. 2) expliquent que la communication s’établit entre deux pôles,  l’émetteur et de le récepteur, et comporte un message, qui passe de l’émetteur au récepteur, supporté par les media; le message est incarné dans un langage, qui peut être utilisé pourvu que son code soit connu…»

Communiquer dans un sens large est donc toute opération de transfert ou d’échange d’informations entre un « émetteur » et un « récepteur » partageant, au moins partiellement, le code dans lequel est transcrit le message. Si l’on s’en tient au fait qu’il s’agit de porter (quelque chose) à la connaissance de (quelqu’un). Par exemple : communiquer des informations. On s’intéressera aux informations que peuvent communiquer les bibliothèques et surtout de la manière dont ces structures peuvent  communiquer. Autrement, quel sont les types de communications appropriées aux bibliothèques ?

II- Quelles informations les bibliothèques peuvent –elles mettre à la disposition du public ?

ü  Les ouvrages récemment ou nouvellement acquis ;

ü  Les ouvrages de référence et de renommé qu’elles disposent ;

ü  Les activités qu’elles organisent ;

ü  Les activités qui se déroulent dans leurs structures (dédicaces, déstockage, autres rencontres et échanges liés aux livres ou voisins des livres…)

III- Comment les bibliothèques peuvent-elles communiquer ?

Désormais installés au cœur des sociétés de l’information, de société du savoir ou de société en réseaux, les moyens de mettre des données à la disposition du public sont nombreux. Il est cependant utile d’en repérer les outils les plus efficaces en fonction des objectifs qu’on veut atteindre.

1.      Quelques outils  de communication :  

·   Les dépliants. Ce sont des fiches de plus ou moins grand format détachables ou non sur lesquelles les informations sur tous les aspects d’un évènement, d’une structure sont largement imprimées. L’avantage de cet outil est qu’il est plié à la guise des responsables et est facilement distribué.

·         Les affiches, les affichettes, tracts. De formats de dimensions différentes, les affiches sont confectionnées pour être placardés sur les facettes des murs (dans des espaces ouverts) publics. Elles doivent être attrayantes, et donc bénéficier d’une certaine esthétique. C’est pourquoi, il faut choisir un format dont le message est visible/lu d’un coup d’œil et à distance. Le message doit comporter le titre de l’événement ou du sujet mis en exergue, une brève description, le lieu, la date, les intervenants si nécessaire, les contacts pour joindre la bibliothèque. 
   Les banderoles. Elles portent un message identique à celui contenu sur les affiches/affichettes. A la différence qu’elle permet une plus grande visibilité. Les banderoles sont affichées dans des carrefours où se croisent au quotidien une foule importance constitué d’un public large et diversifié,

·         Les crowls. Ce sont des messages qui défilent au bas des écrans de téléviseurs ou de sites web. Ils contiennent l’essentiel des données portées dur l’affiche.

·         Les Newsletters. Il s’agit des procédés d’envoie régulier d’informations par internet à un réseau de personnes répertoriées dans un fichier électronique de base. Cela peut permettre de tenir aux médias des fiches mensuelles ou trimestrielles de nouveauté dans les rayons de la bibliothèque.

·         Les mails. Ce sont des messages envoyés par internet dans les adresses Email des personnes choisies en fonctions des circonstances et des objectifs à atteindre

·         Les communiqués de presse constituent le moyen habituel pour transmettre des informations aux médias. Ils peuvent être télécopiés ou envoyés à des journalistes par une personne qui sert de contact avec les médias. Créer un titre court et accrocheur. Le titre doit contenir l’essentiel de votre message. Le communiqué de presse sur deux pages maximum doit contenir un texte court et simple, des paragraphes courts, des réponses aux questions de référence (qui, quoi, quand, où, pourquoi et comment). Dans la rédaction du texte, il faut éviter les termes techniques non explicités, utiliser des faits et des chiffres intéressants ensuite inclure une fiche d’informations de base nécessaires sur le sujets en question enfin, ne pas oublier de mentionner les coordonnées d’un porte-parole pouvant fournir des informations complémentaires.

·         Les annonces. Elles permettent de fournir des informations brèves relatives à la nature, au lieu, aux intervenants, à la date de la tenue d’une manifestation ou d’un événement à venir. Elles sont adressées aux hommes des médias. Ces informations doivent être suffisantes et élaborées de manière à susciter l’intérêt des journalistes. Elles ne doivent pas cependant révéler l’intégralité du sujet au risque de tuer l’enthousiasme du journaliste à se présenter à la manifestation en question.

·         Les conférences de presse. Ce sont des rencontres d’échanges avec les hommes de médias. Elles requièrent une planification scrupuleuse et se limitent aux sujets importants. Ce peut-être pour les bibliothèques l’inauguration d’une salle de lecture, la communication d’informations importantes, une cérémonie de récompenses ou une manifestation qui présente un très grand attrait visuel. A cette occasion, des trousses d’information ou dossier de presse (contenant un communiqué de presse relatif à la manifestation, des fiches de renseignements importantes sur le sujet, des informations de base sur la bibliothèque, votre carte de visite) sont remises aux journalistes avant le début de la conférence de presse. Ces documents doivent aussi être envoyés dans les rédactions des médias qui n’ont pas pu assister à la conférence.

·         Les points de presse sont des réunions informelles avec différents journalistes ou un petit groupe d’entre eux. Ces points de presse sont utiles pour débattre d’un sujet précis. Il peut s’agir de fournir des données de base afin d’améliorer les communications avec les journalistes qui ont précédemment mal couvert le sujet en question. Tout en communiquant des faits concrets, des chiffres et des informations fiables, il faut garder  à l’esprit que les médias ont des besoins différents sur le plan des détails, en fonction du temps/de l’espace dont ils disposent pour couvrir les sujets. Adapter les informations aux besoins des journalistes qui assistent au point de presse.

·         Les interviews diffusées vous laissent l’opportunité de transmettre le message vous-même. Mais cela ne peut se faire qu’avec des chaines de radiodiffusion et les programmes susceptibles de porter un intérêt à votre activité. Ne pas perdre de vue que les interviews données à la radio et à la télévision peuvent devenir plus animées et intéressantes lorsque plusieurs invités sont présents.

2. Les supports de communication :

ü  Télévision

ü  Radios

ü  Presse écrite

ü  Internet

ü  Espace public (Téléphone : support = instrument)

N.B : de même qu’il existe des médias généralistes, il existe des médias spécialisés ou encore thématiques. Ce sont des organes qui s’occupent d’un domaine précis de l’actualité. Ces organes nécessitent, concernant des sujets d’actualités, des explications approfondies, bien détaillées sur des questions complexes.

Il faut noter que dans ces médias, ne seront acceptés que des ouvrages portant sur des thématiques en cohérences avec leur ligne éditoriale. Par exemple, une radio de sport sera plus aisée d’évoquer les préoccupations développées dans un livre sur l’athlétisme et de faire par ailleurs sa promotion. Il en sera de même pour la politique, la culture, etc. Cela exige une bonne connaissance de son environnement médiatique. 

ü  Comment cibler le meilleur canal ?

Les deux principaux facteurs à prendre en considération sont le type de média par lequel le public cible reçoit les informations, et le type de media le plus approprié pour le message à transmettre.

Adapter le message en fonction des besoins de chaque canal. Tenir compte des principales caractéristiques et exigences de chaque canal (impact visuel, durée possible de couverture, détail avec lequel les questions sont traitées, délais, etc.) au moment de préparer les informations à mettre entre les mains des journalistes. Par exemple, si l’un des médias sélectionnés est la télévision, faire en sorte que des éléments visuels intéressants accompagnent le reportage, ou créer un événement susceptible de donner l’occasion à des équipes de télévision de filmer des images intéressantes. Si l’un des médias sélectionnés est un magazine, faire en sorte que le texte cadre bien avec le style et le degré de détail des autres articles publiés dans ce magazine.         
Garder à l’esprit les avantages et les inconvénients que présente chaque canal s’agissant de la diffusion de messages à différents publics.

IV- Comment construire des relations avec les médias ?

La nature et la portée de la couverture médiatique dépendent en grande partie des relations avec la presse, ainsi que de la capacité à communiquer efficacement avec les médias. L’une des options plausibles consistent à établir de bonnes relations avec des interlocuteurs de premier plan dans les médias. La démarche qu’il convient d’adopter est de se renseigner auprès des organes de presse figurant sur ladite liste afin de connaître les délais pour les reportages, les directives concernant la remise de communiqués de presse et d’annonces aux médias, les critères pour les messages d’intérêt public, les formats souhaités pour la communication de l’information, le taux et profils de l’audience. Ces informations permettront de déterminer l’organisme de presse le plus approprié pour atteindre le public cible. Puis, de recenser les journalistes couvrant les événements portant sur les ouvrages. Ceux-ci font souvent partie du Desk Culture des organes de presse. Etendre la recherche aux journalistes couvrant des sujets connexes. Ensuite, contacter ceux des journalistes retenus au sein des médias. Établir une liste de contacts regroupant tous ces journalistes et la tenir à jour. Cette liste devrait inclure le nom, le titre, l’organisme de presse et l’adresse (dont les numéros de téléphone et l’adresse électronique) de chaque journaliste.

Il est important de se présenter et présenter son organisation avant même d’avoir un évènement.  Et donc, fournir aux journalistes des informations de base sur son organisation. En se rappelant que des aspects de certains sujets liées aux livres, parce que non maitrisés, peut  dissuade bon nombre de journalistes d’écrire sur le sujet par exemple. Proposer des séances d’information à des journalistes importants peut contribuer à résoudre ce problème. Cette formation peut permettre de mieux cerner certains aspects et/ou controverses. Mais aussi, des visites organisées dans les locaux de la bibliothèque peuvent contribuer à familiariser les hommes de médias aux rayons de la structure.

Suivre la couverture médiatique. Cela contribue à recenser les journalistes qui publient régulièrement vos informations et vous donne l’occasion de vous pencher sur toute question mise en lumière dans le cadre de la couverture médiatique.

S’il est important d’entretenir des rapports étroits avec les médias, il reste qu’il n’existe aucune garantie quant au moment et à la manière dont les medias couvriront un sujet, si tant est que tel sera effectivement le cas.

V- Communiquer avec les médias

Un nombre croissant de structures font usage de l’Internet pour être tenu informé des évolutions de traitements de l’information dans leur domaine par les médias et utilisent le même canal pour communiquer (envoie des réactions sur des sujets les concernant, communiqués de presse) avec les médias. A la souplesse d’internet, il faut y voir aussi la rapidité, et le contrôle-suivi des activités de communication sans négliger la faiblesse des coûts inhérents à ces services.

De nombreux journaux utilisent également l’Internet pour diffuser des dernières informations. Et si la bibliothèque dispose d’un site Web, il est important de transférer immédiatement les communiqués de presse et autres annonces sur une page de votre site Web que les médias peuvent consulter si en plus vous leur faite un lien.

La page web de votre site devrait également offrir aux visiteurs la possibilité de s’abonner à une liste de diffusion pour recevoir par la suite des communiqués de presse ou simplement  recueillir des informations sur votre bibliothèque.

N.B : Il convient de noter que tout autant les bibliothèques profitent des médias pour se faire connaitre et atteindre le public, autant les bibliothèques constituent une source d’information pour les médias. Puisque, les données à elles fournies contribuent à constituer la matière nécessaire  au fonctionnement des médias.

VI-  Les évènements d’accompagnements 

Les communications s’organisent aussi autour des évènements mis initiés par la Bibliothèque. La faculté de mobiliser le public en un lieu permet de toucher ce dernier directement par des actions et des activités concrètes qui permettent de se faire connaitre et d’atteindre le public, de « renouveler le contrat » existant avec un public déjà acquis (la fidélisation du public).

Cette communication peut se faire par des activités telles que :

§  Les partenariats : associer l’image de la bibliothèque à des manifestations organisées par des tiers dans le domaine d’activité de la structure. Il peut s’agir de mettre un espace à la tenue d’une rencontre au cours des activités d’une manifestation.

ü  La participation à la réalisation d’une émission sur les livres par exemple dans une radio ou une télévision peut faire en sorte que le public s’habitue à la bibliothèque à force d’être citée par le présentateur en début, milieu ou en fin d’émission ;

ü   Accorder de l’espace pour la production des magazines télévisés concernant les ouvrages etc. peut servir de canal de visibilité de la bibliothèque.

ü  N.B : Il est utile de mentionner que les médias par la publicité formelle ou informelle influence les comportements des publics et la notoriété des structures est construite par les médias

ü  Les sponsorings : participer à la réalisation des manifestations rentrant dans le même domaine d’activité que la bibliothèque. (ouvrir par exemple des salons de lectures lors des activités culturelles,  les festivals,…),

ü  Les déstockages : ces périodes de ventes à rabais des ouvrages peut-être couplées à une autre activité. Ils doivent faire l’objet d’une communication peu ou prou dans les médias.

ü  Les promotions : la réception des stocks de nouveaux ouvrages doit faire l’objet d’une annonce par mailing/communiqués aux médias répertoriés.

N.B : Du fait que le public habitué à la lecture est réduit dans notre contexte, il faut sans relâche intéresser et fidéliser les réels et potentiels publics.

ü  Les dédicaces : les séances de dédicaces des ouvrages devraient aussi être des occasions de mettre la maison dans l’actualité. Puisqu’en annonçant la tenue de la dédicace, l’une des données importante à diffuser est le lieu où va se dérouler cet évènement. (Il est souvent difficile de comprendre que ce soit dans les hôtels que les auteurs et éditeurs fassent la dédicace de centaine d’ouvrage chaque année !!),

ü  Les cafés littéraires : il  s’agit des rencontres avec les hommes de médias pour parlers des livres ou d’un livre dans une atmosphère conviviale.

Conclusion

Toute entité exerçant dans le champ social et ayant des activités liées à des profils déférents du public se doit de développer une stratégie de communication basée sur des outils efficaces. Les médias sont en ce sens un des vecteurs incontournable de la mise en relation immédiate avec des publics. Ils permettent de faire connaitre la structure, ses produits et toutes les informations utiles concernant ladite entité. Toutefois, la qualité du message et sa fréquence de diffusion dépend en grande partie de la qualité des rapports avec les médias mais aussi de la manipulation des outils de communications. D’où l’importance de la connaissance te de la maitrise suffisante de la palette d’outils  et des opportunités de communication via les médias.

Ces éléments de base permettront d’améliorer l’image de votre bibliothèque auprès des hommes de médias, des médias tout court et par ricochet du public. La maitrise des rapports avec les médias donnera aussi l’avantage de mieux gérer l’image de la bibliothèque et d’en tirer un profit certains. Parce que la savoir fait le pouvoir, et que communiquer c’est exister, il n’est pas concevable que la bibliothèque qui est au centre des savoirs en ce sens qu’elle le diffuse et dont l’action s’inscrit au cœur de la communication ne fasse pas usage des dispositifs de communication.

Par Claudel Tchinda, Journaliste